Ondernemingsraad

Het tweede jaar van de COVID pandemie was ook voor de medezeggenschap een jaar tussen hoop en vrees. Spraken we in mei nog over een definitieve terugkeer naar de campus na de zomer, hoe anders zou het uiteindelijk worden. Behalve een korte periode begin november was 2021 een jaar dat de Ondernemingsraad van huis uit zijn werk heeft gedaan.
Desondanks zijn we redelijk goed door de corona situatie heen gekomen maar het vergaderen via zoom of teams haalt het niet bij een vergadering op locatie, zeker niet met zo’n grote groep.

2021 was ook een jaar met OR en ODC-verkiezingen. Ook hier moesten we improviseren. Flyeren, een lijsttrekkersdebat en in discussie gaan met collega’s was er dit jaar niet bij. Gelukkig was de opkomst niet veel lager dan in andere jaren. Omdat het aantal personeelsleden van de VU boven de 5.000 was gekomen ging de OR van 21 naar 23 leden.
Maar liefst tien daarvan kwamen voor het eerst in de OR. Dat zorgde weer voor nieuwe uitdagingen want hoe moesten de nieuwe leden hun weg binnen de OR vinden vanuit huis?
Het inwerken en gevoel krijgen van hoe de OR reilt en zeilt heeft daarom ook veel langer geduurd. Dit zal voor veel medewerkers herkenbaar zijn, dit speelde niet alleen bij de OR maar in de hele organisatie, hoe zorg je dat nieuwe collega’s zich welkom voelen, hoe werk je ze in en – ook heel belangrijk – hoe verlies je ze niet uit het oog.

In de loop van 2021 werd wel steeds duidelijker dat bij een deel van de medewerkers de rek er wel uit was wat betreft het structureel thuiswerken. Dat was niet voor iedereen het geval. Anderen ervaren het (gedeeltelijk) thuiswerken juist als iets positiefs en willen dat graag in de toekomst behouden.

Het medezeggenschapswerk ging in 2021 gewoon door maar wel met andere accenten. Er is veel gesproken over hybride werken, hybride vergaderen en hybride onderwijs. In elke overlegvergadering met het CvB is dit thema aan de orde geweest en er is ook een aparte themabespreking geweest waarin OR en CvB mogelijke dilemma’s/visies besproken hebben ten aanzien van het hybride werken zoals welke afspraken beleg je centraal en welke decentraal en wat is de mate van vrijblijvendheid binnen de (de)centrale beleidskaders.

Een ander terugkerend thema betrof de werkdruk. Naar aanleiding van het opstellen van een actieplan werkdruk zijn hier levendige discussies over gevoerd. Dat er een werkdrukprobleem bestaat, is voor iedereen wel duidelijk maar over op welke wijze de knelpunten het beste kunnen worden aangepakt én hoe er gewerkt kan worden aan structurele oplossingen is niet altijd consensus. De gesprekken hierover zullen ook de komende tijd gevoerd blijven worden. In de plenaire vergadering met het CvB maar ook in gesprekken van de OR-commissie P&O met HRM. Voor veel medewerkers heeft de COVID-situatie tot extra werkdruk geleid. Voor een aantal collega’s kwam daar nog de MARS problematiek bovenop. 
Ook binnen de Ondernemingsraad werd er veel werkdruk ervaren, voor een aantal OR-leden werd het combineren van het eigen werk met het OR-werk steeds lastiger te combineren.

Als er een woord was dat – naast corona – het hele jaar rondzong, was dat MARS, het nieuwe ERP-systeem van de VU dat vanaf juli 2021 in gebruik is genomen. De invoering van MARS heeft voor de organisatie tot zeer grote problemen geleid. Voorjaar 2021 kreeg de OR via een aantal onderdeelcommissies al signalen dat het niet goed ging met MARS en dat er twijfels waren of een start in 2021 wel verantwoord was. Maar MARS gaat niet alleen over een nieuw systeem maar ook over de mensen die er mee moeten werken. Sommige van onze collega’s zullen met weinig plezier aan de tweede helft van 2021 terugdenken. Bij gesprekken komt al snel de emotie naar boven en dat is heel begrijpelijk. De OR heeft aangedrongen op een grondig onderzoek door een extern bureau over hoe dit heeft kunnen gebeuren en hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen. Dat onderzoek komt er gelukkig ook.

In de tweede helft van 2021 stond een voorstel voor het veranderen van de tijdsblokken colleges op de agenda van de overlegvergaderingen met het CvB. Naar aanleiding van de daarover gevoerde discussie ontstond bij de OR het voortschrijdend inzicht dat er zoveel haken en ogen aan welke wijziging dan ook zitten dat daarvoor een grondige discussie moet worden gevoerd. Een brede consultatie van alle betrokkenen – medewerkers én studenten – is daarbij essentieel.

2021 is voor de OR een enerverend jaar geweest, niet altijd even makkelijk maar de medezeggenschap heeft gelukkig wel zijn rol kunnen blijven spelen en heeft daarbij altijd het streven gehad om vanuit het medewerkersperspectief bij te dragen aan goede besluitvorming aan de VU.

Henk Olijhoek
Voorzitter Ondernemingsraad

Universitaire Studentenraad

De Universitaire Studentenraad heeft zich dit jaar met diverse lopende zaken beziggehouden. Wij begonnen het traject in april 2021 toen wij allen verkozen werden en samen als elftallige raad de uitdaging aangingen om alle studenten te representeren. Een drukke en leerzame transitieperiode volgde. Tegelijkertijd schreven wij ons beleidsplan met speerpunten die wij van belang vonden. Door onze rechten neemt de organisatie het studentenperspectief mee bij het nemen van belangrijke besluiten en initiatieven.

De coronapandemie was een turbulente periode voor ons allemaal. Er werd veel van de organisatie gevraagd op het gebied van communicatie, capaciteit en afwisselende inzet van hybride onderwijs. Aan het begin van het academisch jaar 2021-2022 ging de campus weer open. Hieropvolgend hebben wij ons extra ingezet voor verbinding met studenten die elkaar eindelijk weer op de campus konden ontmoeten. Jammer genoeg was de open campus van korte duur en volgde al snel een nieuwe lockdown. Gedurende deze periode hadden wij door deelname aan het Strategisch beleidsteam (SBT) een mogelijkheid tot het delen van het studentenperspectief en de kans om in SBT-verband op centraal niveau advies te geven aan het College van Bestuur over corona-gerelateerde zaken. Door middel van het Presidium (USR-FSR’s), het Universitair Verenigingen Overleg en andere publieke overleggen hebben wij nauw contact met studenten kunnen onderhouden tijdens deze periode, waardoor we ons maximaal voor hen konden inzetten. Wij zijn blij dat er op dit moment van schrijven geen maatregelen zijn, zodat studenten elkaar weer kunnen ontmoeten de campus. De afgelopen periode heeft ons laten zien dat we als universiteit in staat zijn flexibel en veerkrachtig met een complexe situatie om te gaan, mede dankzij de inzet van digitale innovaties.

De USR heeft verschillende advies- en instemmingsaanvragen ontvangen, onder andere met betrekking tot online proctoring en aanpassing tijdsblokken van colleges. Lopende zaken waar onze universiteit druk mee bezig is, hebben wij ook hoog op de agenda staan. Voorbeelden hiervan zijn het inzetten van Blended Learning, de ophoging van de toetscapaciteit, de samenwerking met Universiteit Twente en het Strategische VU-beleid 2020-2025. Verder houden wij ons in GV-verband (Gezamelijke Vergadering) samen met de Ondernemingsraad bezig met onder andere de begroting van de universiteit.

Naast advies-, instemming-, en informatierecht hebben wij als USR ook initiatiefrecht. De raad heeft dan ook diverse projecten geïnitieerd. Zo zijn wij druk geweest met duurzaamheid. We hebben aandacht gevestigd op het creëren van een meer duurzame universiteit. Zo initieerden we een plant-based taskforce, die zich focust op een verschuiving naar een uitgebreider duurzaam aanbod van de catering. Daarnaast hechten wij als USR veel waarde aan het studentenwelzijn. Sport kan hierin een belangrijke rol spelen en daarom hebben we een Sports Tournament geïnitieerd met als primair doel studenten met elkaar te verbinden. Op dit moment werkt de USR aan verschillende initiatieven zoals het opzetten van een VU-brede CPR cursus en het organiseren van een Cultuur en Kunst Dag.

Wij vinden het belangrijk om contact te onderhouden en kennis uit te wisselen met studentenraden buiten de VU op nationaal en internationaal niveau. Daarom zijn wij actief betrokken bij landelijke overleggen via het ISO (Interstedelijk Studenten Overleg) en internationale overleggen via het Aurora-netwerk.

Als studentenmedezeggenschap kijken wij terug op een actief jaar in het representeren van studenten, denken wij sterk in nieuwe mogelijkheden en zetten wij in op een goede samenwerking met de organisatie om onze doelen te realiseren. Wij danken alle VU-medewerkers die ons hierbij hebben geholpen en graag zetten wij deze samenwerking de komende maanden voort. Tot slot danken wij het College van Bestuur voor de prettige samenwerking.

Asmaa Elhassan
Voorzitter Universitaire Studentenraad