6.1 Onze medewerkers

De VU zet zich in voor een werkklimaat waarin medewerkers zich kunnen ontplooien, hun talenten kunnen ontwikkelen en met plezier hun werk kunnen doen, samen met anderen. Wij laten de VU-kernwaarde open tot bloei komen door een goede werkgever te zijn voor medewerkers met verschillende levensbeschouwingen, nationaliteiten en achtergronden. In dit hoofdstuk belichten we de belangrijkste ontwikkelingen in 2025 die invloed hebben op onze medewerkers. Daarbij besteden we speciale aandacht aan de volgende onderwerpen:

• de bijsturingsopgave;

• Erkennen & Waarderen;

• een veilig werkklimaat;

• andere belangrijke ontwikkelingen.

Bijsturingsopgave

Door bezuinigingen op het hoger onderwijs en daling in studentenaantallen moet de VU tussen 2025 en 2028 zeer fors bezuinigen wat resulteert in een aanzienlijke bijsturingsopgave. We moeten belangrijke keuzes en plannen maken om de teruglopende financiën goed op te kunnen vangen. Daarin hebben alle faculteiten en diensten veel energie gestoken. Voor mensen die mogelijk hun baan bij de VU verliezen, hebben we een sociaal plan opgesteld. Het eerder voorgenomen besluit om de afdeling Aardwetenschappen op te heffen, hebben we in 2025 teruggedraaid. Dankzij een alternatief plan kan deze studierichting in een afgeslankte vorm voortbestaan aan de VU.

Erkennen & Waarderen

De VU heeft grote ambities in het landelijke programma Erkennen & Waarderen. Vanuit de kernwaarde diversiteit geloven we in de kracht van diverse teams. Medewerkers vanaf het niveau van universitair docent moedigen we aan om op basis van hun eigen talenten en interesses de keuze te maken om te excelleren op een van deze drie kerndomeinen door een academisch loopbaanpad te kiezen. Zo versterken we teams en geven we tegelijkertijd ruimte aan individueel talent. We hebben in het bijzonder aandacht voor Open Science, waarbij wetenschappers zich inzetten om data, resultaten en kennis zo open en transparant mogelijk te delen, en voor leiderschap. De VU is goed op weg om deze cultuurverandering volledig te integreren in het talentbeleid, zodat het erkennen en waarderen van divers talent een vanzelfsprekendheid wordt waarvoor zowel medewerkers, leidinggevenden en de organisatie goed zijn toegerust. 

Een veilig werkklimaat

Wij streven naar een veilig werkklimaat, zodat medewerkers van alle levensbeschouwingen en achtergronden prettig bij de VU kunnen werken. Dit waren de belangrijkste ontwikkelingen in 2025:

• Vanaf 2025 voeren we het werkbelevingsonderzoek (wbo) jaarlijks uit. Op basis van dit onderzoek maken alle organisatie-eenheden verbeterplannen; de uitkomsten daarvan rapporteren ze aan het CvB.

• Uit het wbo van 2025 blijkt dat de werkdruk iets is gedaald. We hopen dat Erkennen & Waarderen de werkdruk ook zal verlichten, doordat wetenschappers zich kunnen focussen op waar ze goed in zijn.

• Het inkrimpen van de organisatie heeft gevolgen voor de werkdruk. Dat was een aandachtspunt voor alle eenheden. Ze hebben bijvoorbeeld keuzes gemaakt om bepaalde taken te laten vervallen.

• Diverse faculteiten hebben de normurenmodellen voor wetenschappelijk personeel tegen het licht gehouden en gesproken over eventuele bijstelling. Deze modellen zijn bedoeld om tot een realistische taakbelasting te komen. Ze laten zien hoeveel uren er voor een bepaalde taak staan, zoals scriptiebegeleiding.

• Alle eenheden hebben hun risico-inventarisaties en -evaluaties (RI&E’s) tegen het licht gehouden en in lijn gebracht met de plan, do, check, act-cyclus. Hiermee hebben ze zich voorbereid op het geplande bezoek van de Arbeidsinspectie in 2026.

• Alle eenheden voerden een RI&E uit met de nadruk op psychosociale werkbelasting.

• 373 medewerkers hebben de e-learning Sociale Veiligheid gevolgd. In paragraaf 6.3 leest u meer over sociale veiligheid.

Andere belangrijke ontwikkelingen

Dit waren de overige belangrijkste ontwikkelingen in 2025:

• We hebben gekeken naar de consequenties van het Wetsvoorstel internationalisering in balans voor de taalvaardigheid van internationale docenten en nagedacht over een aanpak om hun Nederlandse taalvaardigheid op het vereiste niveau te brengen. Daarmee gaan we verder in 2026.

• We willen graag dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen op de VU, snel een goed beeld krijgen van de organisatie en weten hoe processen werken. Daarom hebben we de onboarding verbeterd met:

• een film over de VU voor nieuwe medewerkers;

• een dashboard voor leidinggevenden dat aangeeft wat er moet gebeuren als ze een nieuwe medewerkers krijgen en wie waarvoor verantwoordelijk is;

• een checklist voor buddy’s die nieuwe medewerkers begeleiden;

• een e-learning over cyberveiligheid, die alle nieuwe medewerkers doorlopen.

• We hebben een raamwerk leiderschap ontwikkeld. Dat bevat opleidingspakketten voor leidinggevenden op alle niveaus, van starters tot bestuurders. Een deel van de opleidingen is verplicht voor een bepaalde rol of functie.

We hebben managementinformatie toegankelijker gemaakt met een nieuw dashboard dat realtime-inzicht geeft in hrm-ontwikkelingen. Het dashboard bevat de belangrijkste hrm-indicatoren, zoals verzuimcijfers, en brengt personele ontwikkelingen beter in beeld. Hierdoor kunnen directeuren, decanen en adviseurs gerichter beleid maken en bijsturen.

Ombudsmannen

Ombudsman voor studenten

In 2025 ontving de studentenombudsman 164 zaken. Het ging om klachten (98), vragen (42) en meldingen (24). Onder klachten worden concrete uitingen van ontevredenheid verstaan waarbij een student een uitkomst verwacht. Vragen betreffen verzoeken om informatie of advies. Meldingen zijn signaleringen van een situatie of zorg, waarbij de student niet per se een formele uitkomst verwacht of kan vragen omdat de situatie niet altijd over henzelf gaat.

Vergeleken met vorig jaar is er een opvallende stijging van het aantal meldingen, van 2 naar 24. Dit laat zien dat studenten de ombudsman vaker proactief weten te vinden, ook zonder dat er sprake is van een klacht. Waar nodig zijn deze meldingen besproken met betrokken of relevante partijen en zijn deze intern verder opgepakt.

De meest voorkomende onderwerpen waren procedures (59), bejegening (29) en administratieve kwesties (24). Bachelor- (83) en masterstudenten (64) vormen samen het overgrote deel van de zaken, gevolgd door buitenpromovendi (11). Bij bejegening ging het voornamelijk om een conflict tussen student en docent, of om afgenomen vertrouwen van de student richting de docent. Bij ongewenst gedrag kan een student terecht bij de vertrouwenspersoon, maar een melding kan altijd ook worden neergelegd bij de ombudsman. In sommige gevallen, bijvoorbeeld wanneer sprake is van een systemische kwestie, kan dit leiden tot een signaal binnen de organisatie.

De studentenombudsman handelt altijd binnen de kaders van de Regeling Ombudsman en streeft er in eerste instantie naar zaken informeel op te lossen door te informeren, adviseren, bemiddelen of door te verwijzen. In 2025 leidde een klacht in twee gevallen alsnog tot een formele procedure bij de ombudsman. Zo draagt de ombudsman bij aan een eerlijke en veilige leeromgeving voor alle studenten.

Ombudsman voor medewerkers

In 2025 behandelde de ombudsman voor personeel 58 cases. Het aantal betrokken medewerkers ligt hoger, doordat bij sommige cases meerdere medewerkers aangehaakt waren.

Ongeveer de helft van de cases komt vanuit het wetenschappelijk personeel, ongeveer een kwart vanuit PhD's en ongeveer een kwart vanuit ondersteunend personeel. De twee thema's waar de meeste meldingen over binnenkwamen waren problemen met betrekking tot de toepassing van bepaalde arbeidsvoorwaarden en ervaren sociale onveiligheid/grensoverschrijdend gedrag. Twee andere thema’s waar de ombudsman mee bezig is geweest, zijn de gevolgen van reorganisatie en problemen in samenwerking. In sommige gevallen heeft bemiddeling door de ombudsman nog kunnen de-escaleren, in andere gevallen was de-escalatie niet meer mogelijk.

De adviesrol en doorverwijsfunctie van de ombudsman is belangrijk. In meer dan de helft van de gevallen konden melders na een of meerdere gesprekken zelf met hun situatie verder, zonder verdere interventie van de ombudsman. Voor andere cases heeft de ombudsman gesprekken gevoerd binnen de organisatie om zaken onder de aandacht te brengen binnen een faculteit of dienst, of onder de aandacht van het College van Bestuur.

De kaders waarbinnen de ombudsman voor personeel werkt zijn beschreven in het ‘Reglement Ombudsman personeel VU’.