Bericht van de Raad van Toezicht
Inleiding
De Raad van Toezicht Stichting VU houdt toezicht op het College van Bestuur van de Vrije Universiteit Amsterdam (VU). Met dit verslag legt de Raad van Toezicht verantwoording af over het uitgeoefende toezicht in 2024; een uitdagend jaar waarin het hoger onderwijs zich voor grote vraagstukken gesteld zag.
De Raad van Toezicht is steeds zo samengesteld dat de leden ervan ten opzichte van elkaar en ten opzichte van het College van Bestuur onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. De samenstelling van de Raad van Toezicht heeft in 2024 geen wijzigingen ondergaan. De Raad van Toezicht heeft in 2024, met goedkeuring van de Ledenraad van de VUvereniging en na de Gezamenlijke Vergadering gehoord te hebben, besloten tot de herbenoemingen van Anne Marie van der Wijst, Andrea Evers en Tjark Tjin-A-Tsoi voor een tweede termijn als lid van de Raad van Toezicht.
Overleg Raad van Toezicht en College van Bestuur
De Raad van Toezicht is in 2024 zeven keer in vergadering bijeengekomen (zie bijlage VI). De Raad van Toezicht heeft in 2024 in algemene zin toezicht gehouden op de ontwikkeling van onderwijs, onderzoek en valorisatie aan de VU en de financiële huishouding en bedrijfsvoering van de VU. De Raad van Toezicht heeft in de uitoefening van zijn rollen steeds oog voor een bredere context van maatschappelijke en (geo)politieke ontwikkelingen. Daarbij stelt de Raad zich onder meer op als sparring partner richting het College van Bestuur in het duiden van de impact van die ontwikkelingen op de VU, en het vervolgens kiezen van een koers. In 2024 kwam dat in het bijzonder tot uiting naar aanleiding van de protesten en demonstraties die op de campus plaatsvonden vanwege het Israëlisch-Palestijnse conflict.
De Raad van Toezicht keurde een hernieuwde portefeuilleverdeling van het College van Bestuur goed vanwege de komst van een nieuwe collegevoorzitter. Gedurende het jaar voerde de Raad van Toezicht met het College van Bestuur het gesprek over de door de bestuurders geformuleerde prioriteiten. Eveneens vonden gedachtewisselingen plaats over de contouren van het volgende Instellingsplan dat in 2026 in werking treedt.
Bijsturing
In 2024 werd duidelijk dat het regeerprogramma kabinet-Schoof verreikende implicaties heeft en tot bezuinigingstaakstellingen voor het hoger onderwijs leidt, onder meer in de trendbreuk in de toewijzing van (bijzondere) middelen vanuit de overheid en het voortzetten van de Wet Internationalisering in Balans. De gevolgen hiervan op het financieel meerjarenperspectief was een centraal thema in de besprekingen van de Raad van Toezicht, alsmede de bijsturing waartoe het College van Bestuur zich daardoor genoodzaakt ziet. Daarbij richtte de Raad van Toezicht zich op de robuustheid van het pakket aan bijsturings- en ombuigingsmaatregelen, de inhoudelijke keuzes die eraan ten grondslag liggen, de haalbaarheid van de (door de eenheden) voorgestelde plannen en de gewenste mate van voortvarendheid in het implementeren van maatregelen om de organisatie gezond te houden in uitdagende tijden.
De nieuwe Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen
De Raad van Toezicht werd in 2024 met regelmaat geïnformeerd over de verkenningen ten behoeve van samenwerking tussen de faculteiten FRT, FGW en FSW en de overwegingen bij de totstandkoming van het besluit van het College van Bestuur per 1 april 2025 een Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen te vormen.
Veranderprogramma VUture
De Raad van Toezicht ontving in 2024 updates over de implementatiefase van veranderprogramma VUture en sprak met het College van Bestuur over het borgen van de verbeteringen die het programma voor het bedrijfsvoeringsdomein binnen de VU heeft opgeleverd.
Sociale veiligheid
De thematiek van sociale veiligheid bleef ook dit jaar onverminderd als onderwerp gehandhaafd op de agenda van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht bevroeg het College van Bestuur op de relevante beleidsontwikkelingen op het gebied van het verbeteren van de meldstructuren en de inzet op preventie. Daarnaast vond er uitwisseling plaats over mogelijkheden om de gewenste cultuurverandering te bewerkstelligen.
Contacten met de instelling
Leden van de Raad van Toezicht namen in 2024 deel aan de strategische conferenties; deze sessies richtten zich in 2024 onder andere op de vorming van het volgende Instellingsplan.
Op 14 februari sprak de Raad van Toezicht met de directeuren van de diensten en op 7 november sprak de Raad met de decanen. De Raad van Toezicht hecht er aan om in deze overleggen te horen hoe de faculteiten en diensten zich verhouden tot belangrijke interne en externe ontwikkelingen en te vernemen welke aandachtspunten zij aan de Raad van Toezicht willen meegeven.
Delegaties vanuit de Raad van Toezicht en de Universitaire Studentenraad en de Ondernemingsraad hebben op 2 juli en 7 november met elkaar gesproken over actuele onderwerpen en ontwikkelingen binnen de VU. In 2024 is de Gezamenlijke Vergadering gehoord over de herbenoemingen van de drie leden van de Raad van Toezicht. Deze leden woonden in 2024 de overleggen cf. artikel 9.30a. lid 5 WHW bij waarin de Gezamenlijke Vergadering met het College van Bestuur het voorgenomen beleid bespreekt.
Leden van de Raad van Toezicht namen deel aan vergaderingen van verschillende interne VU-brede overleggen. Een aantal leden van de Raad van Toezicht was ook aanwezig bij de vergaderingen van de Ledenraad van de VUvereniging. Daarnaast hebben leden van de Raad van Toezicht individuele gesprekken gevoerd met personen binnen de instelling en zijn zij aanwezig op belangrijke momenten voor de instelling, zoals bij de Opening Academisch Jaar en de Dies Natalis.
In 2024 ontving de Raad van Toezicht een melding op grond van de Klokkenluidersregeling VU. In dit geval was de conclusie dat er geen sprake was van een vermoeden van een misstand in de zin van de Klokkenluidersregeling VU.
De VU en de UvA hebben hun Faculteiten der Tandheelkunde ondergebracht in het Academisch Centrum Tandheelkunde Amsterdam (ACTA). Onderwijs, onderzoek en patiëntenzorg van beide faculteiten zijn volledig geïntegreerd en staan onder leiding van één decaan. Op de zorgverlening door ACTA is de Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza) van toepassing. ACTA valt voor wat betreft de Wtza onder de bestaande Raden van Toezicht van VU en UvA, die voldoen aan de eisen van de Wtza. In 2024 is afgesproken het toezicht meer expliciet te maken door binnen beide raden een portefeuillehouder voor ACTA aan te wijzen. De beide portefeuillehouders hebben in de loop van het jaar een eerste bezoek gebracht aan ACTA, waarbij zij kennismaakten met de nieuwe decaan, de directeur Zorg en de Cliëntenraad. De verantwoordingsstructuur blijft hierbij ongewijzigd: de decaan legt verantwoording af aan het College van Bestuur, het College van Bestuur legt verantwoording af aan de Raad van Toezicht.
De voorzitter van de Raad van Toezicht woonde in 2024 de twee vergaderingen bij van de voorzitters van de Raden van Toezicht van de Nederlandse universiteiten.
Commissies van de Raad van Toezicht
De verschillende commissies van de Raad van Toezicht hebben een adviserende functie voor de Raad van Toezicht. Via de geagendeerde commissieverslagen komen de commissiebesprekingen terug in de vergadering van de Raad van Toezicht.
Audit- en Huisvestingscommissie
De Audit- en Huisvestingscommissie is in 2024 vier keer in vergadering bijeengekomen en adviseert de Raad van Toezicht over de gezondheid en doelmatigheid van de financiële huishouding van de VU.
In de besprekingen van de tussentijdse financiële rapportages 2024 en de jaarrekening 2023 heeft de commissie onder meer aandacht gehad voor de basis die de rapportages bieden voor (bij)sturing, de totstandkoming van prognoses en de ambities die het College van Bestuur heeft met betrekking tot het optimaliseren van de jaarafsluiting. Eveneens ontving de Audit- en Huisvestingscommissie updates en analyses met betrekking tot fiscaliteit, treasury en frauderisico. Op 12 september 2024 vond een korte private sessie tussen de Audit- en Huisvestingscommissie en de externe onafhankelijke accountant plaats.
De Audit- en Huisvestingscommissie heeft de begroting over 2025 beoordeeld vanuit het oogpunt van de financiële gezondheid van de VU op korte en lange termijn en rechtmatige verwerving, en doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen. In dat licht besprak de Audit- en Huisvestingscommissie met het College van Bestuur en de directeur Financiën de verwachte impact van verschillende scenario’s op het financieel meerjarenperspectief van VU, de omvang en inhoud van de bijsturingsopgave die daarbij hoort, de plannen die de eenheden hiervoor maken en de wijze waarop dat, ook in de komende jaren, in het begrotingsproces vertaald wordt.
De directeur IT is tweemaal per jaar te gast in de vergadering van de Audit- en Huisvestingscommissie voor een verdiepende sessie op het gebied van IT. Daarin is aandacht voor vraagstukken op het gebied van IT-beheersing, infrastructuur en informatiebeveiliging, en voor ontwikkelingen in de IT-dienstverlening. Via de Audit- en Huisvestingscommissie wordt de Raad van Toezicht elk kwartaal voorzien van een update met betrekking tot compliance met de AVG, de implementatie van privacy maatregelen en informatiebeveiliging aan de VU.
Met regelmaat nodigt de Audit- en Huisvestingscommissie de directeur van de facilitaire campusorganisatie (FCO) uit voor een verdiepende bespreking van de campusontwikkeling en energietransitie. Met de oplevering van het nieuwe Onderzoeksgebouw en de herziening van het Campusplein, en de continuering van de voorbereidende werkzaamheden voor de sloop van het W&N-gebouw was 2024 een bijzonder jaar voor de bebouwing op de campus. De Raad van Toezicht keurde de besluitvorming van het College van Bestuur goed die ten grondslag ligt aan de verdere ontwikkeling van Matrix Innovation Centers: het in 2027 te openen gebouw gericht op het stimuleren en accommoderen van ondernemerschap, valorisatie, en samenwerking tussen universiteit en bedrijfsleven. De Raad van Toezicht bracht in 2024 een werkbezoek aan het Coördinatiecentrum Energie en is bijgepraat over het doorlopende proces van energietransitie en de verduurzamingsopgave die de VU heeft.
Kwaliteitscommissie
De Kwaliteitscommissie is in 2024 vier keer in vergadering bijeengekomen en richt zich in haar advisering aan de Raad van Toezicht op (de kwaliteit van) onderwijs, onderzoek en valorisatie. De Kwaliteitscommissie deed dat dit jaar tegen de achtergrond van aangekondigde bezuinigingen en de verwachte effecten daarvan op het academisch landschap.
In 2024 besprak de Kwaliteitscommissie met de rector de monitoring en uitvoering van het Kwaliteitsplan Onderwijs VU, relevante cases ten aanzien van wetenschappelijke integriteit, onderwerpen als sociale veiligheid en de voortgang op het programma Erkennen en Waarderen. Met een vertegenwoordiging van de Adviesgroep Kennisveiligheid VU heeft de Kwaliteitscommissie in 2024 een verdiepende bespreking gehad over ontwikkelingen, kansen en uitdagingen in de implementatie van het Kader Kennisveiligheid VU en het stimuleren van bewustwording op de thematiek van kennisveiligheid. Het beleid en de organisatie van bijzondere en gesponsorde leerstoelen en het registreren van nevenwerkzaamheden stond eveneens op de agenda. In de reflectie op samenwerking en externe financiering werd de Kwaliteitscommissie geïnformeerd over het in 2024 ontwikkelde toetsingskader voor internationale samenwerkingen.
De Kwaliteitscommissie is door de rector geïnformeerd over de in 2024 vastgestelde VU Onderzoeksstrategie en gaf daarbij aandachtspunten voor de uitvoering en implementatie van de onderzoeksstrategie mee, met name in het bieden van handvatten om de ambities op gebied van team science en dynamische netwerken breed in de organisatie te realiseren.
Innovatie in onderwijs kwam als thema in elke vergadering van de Kwaliteitscommissie terug, onder meer in de bespreking van de voorbereidingen voor de Instellingstoets Kwaliteitszorg. Met de rector en de voorzitter van het Overleg Portefeuillehouders Onderwijs sprak de Kwaliteitscommissie over de opvolging van de aanbevelingen die in de midterm review instellingstoets kwaliteitszorg zijn gedaan en de complexiteit van het meten en borgen van kwaliteit. De Chief Education Officer praatte de Kwaliteitscommissie in 2024 bij over de centrale rol die het programma A Broader Mind speelt in onderwijsinnovatie aan de VU. In 2024 bracht de Raad van Toezicht een werkbezoek aan het Centre for Teaching and Learning dat een belangrijk platform vormt voor het delen van kennis, ideeën en ervaringen rondom onderwijsontwikkeling en -innovatie.
Remuneratiecommissie
De Remuneratiecommissie adviseert de Raad van Toezicht over zaken gerelateerd aan de werkgeversrol van de Raad, zoals het aanvaarden van nevenfuncties en-zaken met betrekking tot de Wet normering topinkomens (WNT). In 2024 bereidde de commissie afspraken met het College van Bestuur over het gebruik van chauffeursdiensten uit veiligheids- en efficiency-overwegingen voor. De Remuneratiecommissie voerde ook in 2024 namens de Raad van Toezicht met iedere bestuurder een jaargesprek waarin zowel werd teruggeblikt als vooruitgekeken. De Raad van Toezicht benoemde Marcel Nollen in 2024 tot vicevoorzitter College van Bestuur VU.
Functioneren Raad van Toezicht
De Raad van Toezicht evalueert doorgaans ieder jaar zijn eigen functioneren aan de hand van de in het Algemeen Reglement vastgelegde criteria. Op 14 februari 2024 heeft de Raad van Toezicht een zelfevaluatie gehouden, waarin onder andere het eigen functioneren, de relatie met het College van Bestuur en de betrokkenheid van de Raad van Toezicht bij de VU-organisatie aan de orde zijn geweest. Eveneens waren de thema’s uit de zelfevaluatie relevant in de voorbereiding van de besluitvorming met betrekking tot de herbenoemingen van drie toezichthouders.
De Raad van Toezicht handelt in overeenstemming met de Code Goed Bestuur Universiteiten. Het principe van onafhankelijkheid is naar het oordeel van de Raad bij de uitoefening van zijn taken in het verslagjaar geëerbiedigd.
Tot slot
De Raad van Toezicht dankt de bestuurders en allen binnen de instellingen voor hun inzet in een uitdagend jaar en ziet ernaar uit als toezichthouder een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van de VU in 2025.
13 februari 2025, Raad van Toezicht Stichting VU
De heer drs. R. (Ron) Teerlink, voorzitter
Mevrouw drs. J.H.P.M. (Anne Marie) van der Wijst
Mevrouw prof. dr. A.W.M. (Andrea) Evers
De heer dr. T.B.P.M. (Tjark) Tjin-A-Tsoi
Mevrouw prof. mr. dr. J.E. (Janne) Nijman