Integrale veiligheid

Het risico- en dreigingslandschap van instellingen in het hoger onderwijs wordt complexer en uitdagender door veranderende sociale dynamieken, de snelle vooruitgang van technologieën, toenemende geopolitieke spanningen en polarisatie in de samenleving. Veel van deze ontwikkelingen hebben niet alleen gevolgen voor veiligheid, maar veroorzaken ook andere risico’s, bijvoorbeeld voor onze reputatie. We benaderen veiligheid dan ook integraal. In dit hoofdstuk leest u de belangrijkste ontwikkelingen op het gebied van:

• privacy en gegevensbescherming;

• informatiebeveiliging;

• kennisveiligheid;

• sociale veiligheid;

• crisismanagement.

Privacy en gegevensbescherming

Om de Algemene verordening gegevensbescherming goed na te leven, is in 2024 veel aandacht uitgegaan naar de bewustwording en uitbreiding van de kennis en kunde op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Binnen de faculteiten en diensten bieden Privacy Champions ondersteuning aan hun collega's. Deze medewerkers worden opgeleid en ondersteund door het centrale privacyteam van de VU. Dat team heeft in 2024 trainingen verzorgd, modellen (verder) ontwikkeld en geadviseerd over complexe privacyvraagstukken binnen onderzoek, onderwijs en bedrijfsvoering.

In 2024 heeft de Functionaris Gegevensbescherming 49 meldingen van een datalek ontvangen, waarna er 2 meldingen zijn gedaan bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De 49 meldingen waren geen datalekken met grote impact. Uit analyse van de datalekken blijkt dat deze vaak zijn ontstaan door menselijk handelen. We blijven hieraan aandacht besteden in de bewustwordingscampagnes en trainingen.

Informatiebeveiliging

In overeenstemming met het cyberdreigingsbeeld voor het hoger onderwijs in 2024 onderkent de VU de aanzienlijke dreiging van spionage door statelijke actoren, cybercriminelen, hacktivisten en interne incidenten veroorzaakt door onbedoelde handelingen. De opkomst van AI in het arsenaal van aanvallers versterkt deze dreigingen. Een succesvolle aanval kan ernstige verstoringen veroorzaken, waarbij ons primaire proces tijdelijk stil kan komen te liggen en aanzienlijke herstelinvesteringen noodzakelijk zijn.

Zo heeft de VU in het afgelopen jaar opnieuw een toename van phishingaanvallen waargenomen. Van de 1313 geregistreerde cybersecurityincidenten waren er onder andere 414 meldingen van phishing en 413 van spam. Elk incident is afgehandeld, waarbij het in sommige gevallen verplicht was om wachtwoorden te resetten.

De VU stimuleert via een awarenessprogramma studenten en medewerkers om incidenten te melden. Daarnaast hebben we de SURF-normen opgenomen in een programma voor faculteiten en diensten (iBewust). Dit bevordert universiteitsbreed het bewustzijn en de implementatie van technische en organisatorische maatregelen.

Als open instelling verwelkomen we dagelijks vele (gast)studenten en (gast)medewerkers. We koesteren deze openheid en willen deze behouden, ondanks het risico dat kwaadwillenden hiervan misbruik kunnen maken. Daarom investeren we in het detecteren en aanpakken van mogelijk misbruik om onze universiteit te beschermen. Ondanks de druk op de arbeidsmarkt heeft de VU kunnen investeren in experts voor de diverse teams en programma’s voor informatiebeveiliging.

Kennisveiligheid

De overheid vraagt hogescholen en universiteiten om bij internationale samenwerking niet alleen te kijken naar kansen, maar ook naar risico’s. Daar vraagt de internationale geopolitieke situatie ook om. Deze risico’s betreffen de nationale veiligheid, want universiteiten kunnen een belangrijk doelwit zijn van spionage door buitenlandse inlichtingendiensten. Dat kan tot ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie leiden, maar ook tot heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek. Verder kunnen er ethische kwesties spelen, zoals bij de samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren. Daarom besteden wij veel aandacht aan kennisveiligheid.

Op 1 september 2023 hebben we het Kader Kennisveiligheid vastgesteld. Dit kader beschrijft het proces dat we doorlopen bij elke (potentieel) risicovolle internationale samenwerking. Sindsdien passen we dit kader toe bij het aangaan van internationale onderzoekssamenwerkingen en bij het aanstellen van (internationale) onderzoekers. In 2024 hebben we het beleid voor kennisveiligheid verder geïntegreerd in processen van ondersteunende diensten, denk aan protocollen rondom reizen, promovendibeleid, gastvrijheid, sociale veiligheid en informatiebeveiliging. Verder hebben we op onze website informatie beschikbaar gemaakt over kennisveiligheid en de ondersteuning die we daarvoor bieden.

Elke faculteit en dienst van de VU heeft inmiddels een contactpersoon kennisveiligheid. Die ondersteunt medewerkers en verantwoordelijken bij vraagstukken over kennisveiligheid en bij het aangaan en verlengen van samenwerkingen. De contactpersonen kunnen op hun beurt terecht bij de centrale Adviesgroep Kennisveiligheid. Zo bouwen wij onze interne expertise op. Ook hebben we contact met het nationale Loket Kennisveiligheid en met OCW, en trekken we in UNL-verband samen op met de andere universiteiten.

Om onze VU-gemeenschap nog beter bewust te maken van het belang van kennisveiligheid, hebben we in 2024 diverse bijeenkomsten en trainingen verzorgd voor de faculteiten en diensten. Ook hebben we op de VU een landelijke kennisuitwisseling over dit thema georganiseerd voor universiteiten. Deze bijeenkomst werd druk bezocht en zeer gewaardeerd. Daarom hebben we afgesproken om jaarlijks zo’n kennisdag te houden op een van de deelnemende onderwijsinstellingen.

Sociale veiligheid

Het thema sociale veiligheid staat in de sector prominent op de agenda. Sociale veiligheid verwijst in de context van een universiteit naar een studie- en werkomgeving waarin de omgangscultuur wordt gekenmerkt door waarden als respect, inclusie, gelijkwaardigheid en verdraagzaamheid. Daarbij is het van belang om de risicofactoren van de universitaire organisatiestructuur te erkennen en beheersen, zoals hiërarchie en afhankelijkheidsrelaties. Tot slot heeft een sociaal veilige universiteitsomgeving een ondersteunend systeem met duidelijke meld- en klachtvoorzieningen met aandacht voor herstel en oplossing van incidenten.

Om de sociale veiligheid te versterken, is een integrale benadering nodig. In 2024 heeft het CvB de Governance Sociale Veiligheid vastgesteld. Hierin beschrijven we hoe we sociale veiligheid in governance (rollen, verhoudingen en processen) versterken. Ook hebben we een domeinmanager Sociale veiligheid aangesteld, die de integrale aanpak van sociale veiligheid waarborgt.

Om de bewustwording van het thema sociale veiligheid te vergroten en zo de veiligheidscultuur op de VU een impuls te geven, hebben we in 2024 diverse acties ondernomen:

• Via verschillende kanalen hebben we het meld- en klachtensysteem onder de aandacht gebracht van studenten, promovendi en medewerkers, zodat zij weten waar ze terechtkunnen in een sociaal onveilige situatie.

• Medewerkers en studenten die in onze medezeggenschapsorganen zitten, hebben een active bystander-workshop aangeboden gekregen om ongewenst gedrag te herkennen en aan de orde te stellen.

• (Junior) docenten, mentoren, tutoren en bestuursleden van VU-studie- en -studentenverenigingen hebben eveneens de active bystander-workshop aangeboden gekregen, en trainingen over omgaan met seksueel grensoverschrijdend gedrag.

• We hebben aan leidinggevenden diverse trainingen aangeboden, gericht op sociale veiligheid en op leidinggeven en leiderschap.

De VU heeft een team van (centrale en decentrale) Vertrouwenspersonen Ongewenst Gedrag voor personeel en Vertrouwenspersonen voor studenten. In totaal zijn dit 34 collega’s, die naast hun hoofdfunctie deze rol op zich hebben genomen. De taken van de vertrouwenspersonen zijn drieledig. Zij zijn verantwoordelijk voor het opvangen en ondersteunen van studenten en medewerkers die ongewenst gedrag ervaren hebben, het signaleren van trends binnen de organisatie, en het verzorgen van voorlichting over hun rol. In 2024 hebben de vertrouwenspersonen voor medewerkers 125 meldingen en raadplegingen ontvangen en de vertrouwenspersonen voor studenten 57.

Een melding bij een vertrouwenspersoon kán, als de melder dat wil, worden doorgezet in een formele klacht. De Klachtencommissie ongewenst gedrag heeft 4 klachten ontvangen, waarvan zij er 1 samen heeft behandeld met de Commissie Wetenschappelijke Integriteit.

De regiehouder sociale veiligheid is er voor studenten en medewerkers die te maken krijgen met zorgwekkend gedrag. Het doel is de veiligheid te herstellen voor alle betrokkenen én de organisatie. In totaal hebben de regiehouders sociale veiligheid 130 meldingen van zorgwekkend gedrag ontvangen, tegenover 151 het jaar ervoor. De aard van de meldingen varieerde in 2024 van acute suïcidale uitingen, stalking en verwarde personen met zorgwekkend gedrag tot verbale agressie, (seksuele) intimidatie en huiselijk geweld. Daarnaast hebben we binnen de organisatie diverse trainingen aangeboden over thema’s die te maken hebben met zorgwekkend gedrag, zoals suïcidepreventie.

Ombudsman medewerkers

In april 2024 trad een nieuwe ombudsman aan. Hieronder vindt u het aantal meldingen in 2024 en in eerdere jaren.

De helft van de meldingen gaat over sociale veiligheid met een veelal structureel karakter. De andere helft van de meldingen betreft problematiek ten aanzien van arbeidsrechtelijke vraagstukken en arbeidsconflicten.

Ombudsman studenten

In 2024 zijn 160 zaken voorgelegd. Het merendeel betrof klachten (109), gevolgd door vragen (41) en enkele meldingen (2). Een klein aantal meldingen bleek niet op z’n plaats bij de studentenombudsman, omdat deze niet afkomstig waren van studenten van de VU. De meest voorkomende onderwerpen waren examens en tentamens (34), bejegening (25) en onderwijscoördinatie (15). Ook financiële kwesties en onduidelijke procedures kwamen geregeld voor. In alle gevallen is geprobeerd tot een informele oplossing te komen, door bijvoorbeeld te informeren, adviseren, bemiddelen of te verwijzen.

In 2024 zijn twee formele verzoeken ingediend bij de studentenombudsman. Beide verzoeken zijn op het moment van schrijven nog in behandeling. Ook bij formele verzoeken is het uitgangspunt om waar mogelijk informeel tot een oplossing te komen. Zo draagt de studentenombudsman bij aan het lerend vermogen van de organisatie.

Crisismanagement

De VU kan geconfronteerd worden met verschillende soorten crises. Iedere crisis is anders, en gaat gepaard met dreiging, urgentie en onzekerheid. In 2024 hebben we een crisisorganisatie ingericht om de protestacties op de VU te begeleiden.