Inleiding

De Raad van Toezicht Stichting VU houdt toezicht op het College van Bestuur van de Vrije Universiteit Amsterdam (VU). Met dit verslag legt de Raad van Toezicht verantwoording af over het uitgeoefende toezicht in 2023.

Het afgelopen jaar was zowel voor de VU als voor de maatschappij in brede zin een uitdagende periode. Zo is er een voorzitterswissel geweest in het najaar, kreeg het veranderprogramma VUture duidelijk vorm en werd de noodzaak van een bijsturingsoperatie duidelijk. Hoewel dergelijke zaken fundamenteel zijn voor de VU, lijkt het soortelijk gewicht hiervan klein in het licht van de aanhoudende oorlogen in Oekraïne en Gaza. De Raad van Toezicht heeft bewondering voor de manier waarop de VU-gemeenschap zich onvermoeibaar heeft ingezet in het streven om een veilige plek voor iedereen te zijn en daarbij in staat is gebleken doortastend vast te houden aan de ingeslagen koers.

De Raad van Toezicht is steeds zo samengesteld, dat de leden ervan ten opzichte van elkaar en ten opzichte van het College van Bestuur onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. De samenstelling van de Raad van Toezicht heeft in 2023 een wijziging ondergaan: het lid prof. dr. A.C.J. (Aafke) Hulk nam op 31 december 2022 afscheid als lid van de Raad van Toezicht op voordracht van de medezeggenschap. Zij werd opgevolgd door prof. mr. dr. J.E. (Janne) Nijman, met ingang van 1 januari 2023.

Overleg Raad van Toezicht en College van Bestuur

De Raad van Toezicht is in 2023 zes keer in vergadering bijeengekomen (zie bijlage V). De Raad van Toezicht heeft in algemene zin toezicht gehouden op de ontwikkeling van onderwijs, onderzoek en valorisatie aan de VU en de financiële huishouding en bedrijfsvoering van de VU. De Raad van Toezicht verleende goedkeuring aan de continuïteitsparagraaf, het jaarverslag en de jaarrekening van de Stichting VU 2022, alsmede aan het jaarplan 2024 en de begroting 2024.

Veranderprogramma VUture

In de vergaderingen van de Raad van Toezicht kwam de voortgang van het veranderprogramma VUture terugkerend aan bod, in het bijzonder het doorlopen van de analyse- en ontwerpfase die een hoofdontwerp met 9 uitdagingen en 20 oplossingsrichtingen opleverde. Daarnaast zijn tijdens de gezamenlijke retraite van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur in juni de uitdagingen en kansen van het veranderprogramma verdiepend besproken, evenals de verschillende mogelijkheden voor het verder vormgeven en prioriteren van de oplossingsrichtingen.

Bijsturingsoperatie

De Raad van Toezicht sprak uitgebreid met het College van Bestuur over de totstandkoming van het financieel meerjarenperspectief VU 2024-2027 en de bijsturingsopgave om de impact op te vangen van stabiliserende studentenaantallen, hogere energiekosten, inflatie en de referentieraming. De Raad van Toezicht heeft zich gericht op de verschillende aandachtspunten binnen budgettaakstellingen en het College van Bestuur gestimuleerd om het opgebouwde momentum te behouden.

Fossil Fuel Industry-Beleid

Met de Raad van Toezicht besprak het College van Bestuur de afwegingen die ten grondslag lagen aan het besluit om nieuwe samenwerkingen met fossiele bedrijven alleen nog aan te gaan als zij zich op korte termijn aantoonbaar committeren aan de doelen van het Klimaatakkoord van Parijs. De Raad van Toezicht onderstreepte daarbij het belang van het aangaan van een actieve en open dialoog, vanuit de maatschappelijke verantwoordelijkheid die de VU heeft. In alle besprekingen met het College van Bestuur hebben de toezichthouders oog voor een bredere context van maatschappelijke en (geo)politieke ontwikkelingen. Het maatschappelijk debat rondom samenwerkingen met fossiele industrie, en de bediscussieerde positionering van universiteiten daarin, is daar in 2023 een van de voorbeelden van.

Verkenning integratie faculteiten

De Raad van Toezicht is met regelmaat geïnformeerd over de achtergrond en overwegingen bij het traject dat het College van Bestuur in de zomer van 2023 inzette om de samenwerking van de faculteiten FRT, FGW en FSW te verkennen.

Contacten met de instelling

Leden van de Raad van Toezicht namen in 2023 deel aan de strategische conferenties; sessies georganiseerd rondom de implementatie van de Strategie 2020-2025.

Op 2 februari sprak de Raad van Toezicht met de directeuren van de diensten en op 7 november sprak de Raad met de decanen. De Raad van Toezicht hecht er in deze overleggen aan ervaringen uit te wisselen en te horen hoe het de faculteiten en diensten vergaat en te vernemen welke aandachtspunten zij aan de Raad van Toezicht willen meegeven.

Delegaties vanuit de Raad van Toezicht en de Gezamenlijke Vergadering (GV), bestaande uit de Universitaire Studentenraad (USR) en Ondernemingsraad (OR), hebben op 22 juni en op 7 november informeel met elkaar gesproken over actuele onderwerpen binnen de VU. Daarbij werd uitgebreid ingegaan op thema’s en onderwerpen zoals het veranderprogramma VUture, de verwachte wetgeving inzake de instroom van internationale studenten, de (impact van de) situatie in Israël en de bezette Palestijnse gebieden, en de financiële bijsturingsoperatie. Daarnaast is er intensief contact geweest met de medezeggenschap in het kader van de benoemingsprocedure van de nieuwe collegevoorzitter. Een vertegenwoordiger van de USR en een vertegenwoordiger van de OR maakten deel uit van de sollicitatiecommissie. In 2023 is eveneens een adviesvraag inzake de herbenoeming van het lid van het College van Bestuur bij de GV neergelegd. Ten slotte woonden leden van de Raad van Toezicht in 2023 de zogenaamde ‘artikel 24’-overleggen van de GV bij.

Tijdens een Permanente Educatie (PE) sessie blikte de Raad van Toezicht aan de hand van een verdieping op duurzaamheidsverslaggeving en ES-rapportage samen met het College van Bestuur vooruit op de stappen die de VU wil maken binnen een duurzaamheidstransitie in brede zin.

Leden van de Raad van Toezicht namen in 2023 deel aan vergaderingen van verschillende interne VU-brede overleggen. Een aantal leden van de Raad van Toezicht was ook aanwezig bij de vergaderingen van de Ledenraad van de VUvereniging. Daarnaast hebben leden van de Raad van Toezicht individuele gesprekken gevoerd met personen binnen de instelling, en zijn zij aanwezig op belangrijke momenten voor de instelling, zoals bij de Opening Academisch Jaar, de Dies Natalis, de Martin Luther King Lezing en de Abraham Kuyper Lezing.

De voorzitter van de Raad van Toezicht woonde in 2023 de twee vergaderingen bij van de voorzitters van de Raden van Toezicht van de Nederlandse universiteiten.

Commissies van de Raad van Toezicht

De verschillende commissies van de Raad van Toezicht hebben een adviserende functie aan de Raad van Toezicht. Via de geagendeerde commissieverslagen komen de commissiebesprekingen terug in de vergadering van de Raad van Toezicht.

Audit- en Huisvestingscommissie

De Audit- en Huisvestingscommissie is in 2023 vier keer in vergadering bijeengekomen en adviseert de Raad van Toezicht over de gezondheid en doelmatigheid van de financiële huishouding van de VU. De financiële bijsturingsoperatie die het CvB is aangegaan was daarbij in 2023 een belangrijk onderwerp van gesprek.

De Audit- en Huisvestingscommissie heeft de begroting over 2024 beoordeeld vanuit het oogpunt van de financiële gezondheid van de VU op korte en lange termijn en rechtmatige verwerving, en doelmatige en rechtmatige besteding van publieke middelen. In de besprekingen van de tussentijdse financiële rapportages en de jaarrekening 2022 heeft de commissie onder meer de aandacht gevestigd op het (verder) verbeteren van de leesbaarheid en toegankelijkheid van rapportages en prognoses. Op 30 mei 2023 vond een korte private sessie tussen de Audit- en Huisvestingscommissie en de onafhankelijke externe accountant plaats.

De Audit- en Huisvestingscommissie nodigt tweemaal per jaar de directeur IT uit voor een verdiepende bespreking van IT-beheersing. Daarbij kwamen onder andere zaken rondom de (digitale) werkplek en (verdere) verbetering van processen en systemen aan bod, maar werd ook gesproken over de voortgang van de gewenste optimalisatie van de structuur van dienstverlening aan eenheden binnen de VU. Via de Audit- en Huisvestingscommissie wordt de Raad van Toezicht elk kwartaal voorzien van een update met betrekking tot compliance met de AVG, de implementatie van privacymaatregelen en informatiebeveiliging aan de VU.

De directeur FCO is tweemaal per jaar in de commissievergadering te gast voor een gesprek over campusontwikkeling en de scenario’s voor het bereiken van een energietransitie voor 2035. In 2023 stond in het bijzonder de aanstaande oplevering van het nieuwe Onderzoeksgebouw VU centraal, evenals de herinrichting van het campusplein. Op advies van de Audit- en Huisvestingscommissie keurde de Raad van Toezicht in 2023 de CvB-besluitvorming inzake vaststelling van het lange Termijn Huisvestingsplan VU en het geactualiseerde Masterplan VU Campus goed, alsmede een tweetal door het College van Bestuur voorgenomen investeringsbesluiten met betrekking tot de sloop van het W&N-gebouw.

Kwaliteitscommissie

De Kwaliteitscommissie is in 2023 vier keer in vergadering bijeengekomen en richt zich in haar advisering aan de Raad van Toezicht op (de kwaliteit van) onderwijs, onderzoek en valorisatie. In de Kwaliteitscommissie is aandacht voor onderwerpen als kwaliteitszorg, diversiteit en inclusie in onderwijs, innovatie in onderzoek en onderwijs, de totstandkoming van de onderzoeksstrategie, het hooglerarenbeleid, sociale veiligheid, Erkennen en Waarderen en relevante casus ten aanzien van wetenschappelijke integriteit. De Kwaliteitscommissie had in 2023 daarbij ook oog voor een bredere context van politieke ontwikkelingen, in het bijzonder de impact van het wetsvoorstel Internationalisering in Balans.

De monitoring en uitvoering van het Kwaliteitsplan keert in elke vergadering van de Kwaliteitscommissie terug. In 2023 heeft de Kwaliteitscommissie met name de kansen voor een interdisciplinaire aanpak en meer integrale samenwerking besproken, alsmede het monitoren van de beoogde uitputting van de studievoorschotmiddelen.

Kennisveiligheid is een vast agendapunt in de vergaderingen van de Kwaliteitscommissie. Met de rector besprak de Kwaliteitscommissie in 2023 de implementatie van het VU Kader Kennisveiligheid, de mogelijke uitdagingen die de VU Adviesgroep Kennisveiligheid ziet in de advisering, en de mate waarin het bewustzijn met betrekking tot kennisveiligheid binnen de organisatie verder vergroot wordt.

Met regelmaat heeft de rector de Kwaliteitscommissie in 2023 geïnformeerd over interventies om de transparantie rondom nevenfuncties van hoogleraren te bevorderen, en het stimuleren van bewustwording van de noodzaak de registratie van nevenfuncties op orde te hebben en te houden. De Kwaliteitscommissie heeft daarbij het belang van expliciete aandacht voor kwaliteit in het registreren van nevenwerkzaamheden onderstreept.

Remuneratiecommissie

De Remuneratiecommissie adviseert de Raad van Toezicht over zaken gerelateerd aan de werkgeversrol van de Raad, zoals het aanvaarden van nevenfuncties en WNT-zaken. De commissie voerde ook in 2023 namens de Raad van Toezicht met iedere bestuurder een jaargesprek waarin zowel werd teruggeblikt als vooruitgekeken. In 2023 vroegen de herbenoeming van Marcel Nollen als lid van het College van Bestuur, en de wervingsprocedure voor een nieuwe collegevoorzitter in het bijzonder de aandacht van de Remuneratiecommissie.

In 2023 vond de werving en selectie van de nieuwe collegevoorzitter plaats in verband met het vertrek van Mirjam van Praag met ingang van 5 september 2023. De Remuneratiecommissie bereidde de wervingsprocedure en het profiel voor en selecteerde een searchbureau voor de ondersteuning van de wervingsprocedure. Na de benoeming van Margrethe Jonkman bereidde de Remuneratiecommissie de communicatie over de benoeming en het inwerkprogramma voor. Daarnaast adviseerde de commissie de Raad van Toezicht over het voorstel van het College van Bestuur voor de invulling van de interimperiode, de benoeming van Jeroen Geurts tot collegevoorzitter a.i. en de tijdelijke nieuwe portefeuilleverdeling van het College van Bestuur tot het moment dat de nieuwe voorzitter aantrad. Met de vertrekkend collegevoorzitter is een exitgesprek gevoerd.

In dezelfde periode liep ook de procedure voor herbenoeming van Marcel Nollen voor een tweede termijn als lid van het College van Bestuur per 1 oktober 2023. Voor deze herbenoeming verzorgde een extern bureau onder begeleiding van de Remuneratiecommissie begin 2023 het 360 graden-feedback-traject. Daarnaast voerde de commissie namens de Raad het gesprek met Marcel Nollen over wederzijdse wensen voor de invulling van een tweede termijn.

Functioneren Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht evalueert doorgaans ieder jaar zijn eigen functioneren aan de hand van de in het Algemeen Reglement vastgelegde criteria. Op 2 februari 2023 heeft de Raad van Toezicht in het kader van zelfevaluatie de uitkomsten van een 360-graden-feedback-traject onder begeleiding van een extern bureau besproken. Daarbij kwamen onder meer het eigen functioneren, de relatie met het College van Bestuur en de betrokkenheid van de Raad van Toezicht bij de VU-organisatie aan de orde.

De Raad van Toezicht handelt in overeenstemming met de Code Goed Bestuur Universiteiten. Het principe van onafhankelijkheid is naar het oordeel van de Raad bij de uitoefening van zijn taken in het verslagjaar geëerbiedigd.

Tot slot

De Raad van Toezicht dankt de bestuurders en allen binnen de instelling voor de inzet en prestaties van het afgelopen jaar en ziet ernaar uit als toezichthouder een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van de VU in 2024.

14 februari 2024,

Raad van Toezicht Stichting VU
De heer drs. R. (Ron) Teerlink, voorzitter
Mevrouw drs. J.H.P.M. (Anne Marie) van der Wijst
Mevrouw prof. dr. A.W.M. (Andrea) Evers
De heer dr. T.B.P.M. (Tjark) Tjin-A-Tsoi
Mevrouw prof. mr. dr. J.E. (Janne) Nijman