Erkennen en Waarderen

Erkennen en Waarderen is een van de negen strategische ambities uit de Strategie VU 2020-2026. Het programma is ontstaan uit de behoefte om de diversiteit van kwaliteiten beter te erkennen, en meer balans aan te brengen in de waardering van de kerndomeinen onderzoek, onderwijs, valorisatie en leiderschap. De complexiteit van actuele vraagstukken en opgaven doet een beroep op heel verschillende talenten. Teamscience en open science krijgen een steeds prominentere plek, met een belangrijke rol voor academisch leiderschap. Het onderwerp staat centraal op de agenda bij verschillende gremia en evenementen. Zo kregen voorbeelden uit de praktijk op de Dies Natalis nadrukkelijk een podium. Niet alleen binnen de eigen organisatie ontplooit de VU activiteiten om de cultuurverandering in goede banen te leiden, de VU is ook nauw betrokken bij het landelijke programma Erkennen en Waarderen.

In 2022 zijn onder meer de volgende resultaten behaald:

• De facultaire jaarplannen voor 2022 zijn geanalyseerd op thema’s van Erkennen en Waarderen. Hieruit komt naar voren dat alle faculteiten doelen en acties in het kader van Erkennen en Waarderen hebben opgenomen in hun jaarplannen. De analyse zal ook worden uitgevoerd op de jaarplannen voor 2023. Deze analyses worden gebruikt om een beeld te vormen waar faculteiten nu staan en wat hun behoefte is, als input voor het verdere implementatietraject.

• Er zijn diverse sessies georganiseerd met wetenschappers en de rector magnificus, waarbij uitgebreid is gediscussieerd over onder meer academische loopbaanpaden. De input uit deze sessies wordt gebruikt voor de verdere ontwikkeling van loopbaanpaden en voor andere activiteiten in het kader van Erkennen en Waarderen.

• Er is een concept ontwikkeld voor academische loopbaanpaden in lijn met het gedachtegoed van Erkennen en Waarderen. De loopbaanpaden bieden meer mogelijkheden voor differentiatie tijdens de loopbaan. De loopbaanpaden zijn ontwikkeld in samenwerking met een diverse groep VU-medewerkers, waaronder een klankbordgroep met wetenschappers.

Diversiteit en inclusiviteit

De VU wil een omgeving bieden die diversiteit en inclusie bevordert en waar mensen zich op hun gemak en gestimuleerd voelen om hun unieke perspectieven te delen. Wij includeren nadrukkelijk iedereen met alle onderlinge verschillen. Want voor ons is diversiteit een verrijking.

Diversity Office

Onder leiding van de Chief Diversity Officer zijn vier Diversity Officers actief op terreinen waar diversiteit een belangrijke invulling krijgt: onderwijs, onderzoek, HR-beleid en campus & gemeenschap (studentbeleid). In 2022 heeft het Diversity Office het eigen beleid herijkt en zes VU-brede doelen geformuleerd:

1. De diversiteit onder medewerkers is gelijk aan de diversiteit onder studenten.

2. Studenten en medewerkers ervaren dat de VU individuele verschillen herkent en erkent.

3. De curricula zijn inclusief wat betreft de achtergronden van studenten, de kennisperspectieven en het studentensucces (waardoor studenten met verschillende achtergronden gelijke kansen hebben de studie met succes te voltooien).

4. Onder de Nederlandse universiteiten is de VU voorloper op het gebied van onderzoek naar diversiteit en inclusie.

5. VU-faciliteiten zijn toegankelijk voor iedereen, ongeacht lichamelijke en mentale verschillen.

6. De VU organiseert institutionele processen en internationale samenwerking vanuit gelijkwaardigheid, gemeenschappelijkheid en rechtvaardigheid.

De activiteiten van het Diversity Office, de verschillende diversiteitsnetwerken en de diensten en faculteiten zijn gericht op deze doelen. Voorbeelden daarvan zijn het implementeren van het Actieplan Kleurrijke Staf en de ontwikkeling van een model voor curriculum scans, zodat docenten en studenten samen kunnen werken aan verbetering van het curriculum. Om bewustwording te stimuleren is een start gemaakt met gesprekken over dekolonisatie en internationale samenwerking.

Diversiteitsmonitor

In 2022 is tegelijk met het Werkbelevingsonderzoek (zie verderop in dit hoofdstuk) een diversiteitsmonitor afgenomen. Daaruit blijkt dat het personeelsbestand van de VU diverser is geworden. Inmiddels heeft bijna de helft van het wetenschappelijk personeel een migratieachtergrond. Wel is de toename nog vooral te zien bij tijdelijke posities, zoals promovendi en postdocs. Bovendien gaat het hier vaak over ‘internationals’ en lijken de in Nederland opgegroeide kinderen van migranten juist moeilijker door te stromen. In hogere functies zijn medewerkers met een migratieachtergrond minder sterk vertegenwoordigd. Bij ondersteunende medewerkers is er een toename van de groep ‘kinderen van migranten’, in lijn met de demografische ontwikkelingen in Amsterdam en omgeving. Medewerkers met een migratieachtergrond hebben gemiddeld een minder positieve beleving van werken op de VU dan medewerkers zonder migratieachtergrond. Deze bevindingen helpen om richting te geven aan beleid en maatregelen gericht op het creëren van een meer inclusieve werkomgeving. 

Gendergelijkheid

In 2022 is het Gender Equality Plan VU (GEP) geïntroduceerd. Dit plan is gericht op het aantrekken en laten doorstromen van vrouwen naar functies waarin zij ondervertegenwoordigd zijn. In het GEP zijn voor de periode 2022-2025 concrete maatregelen en acties beschreven. Het plan wil een meer inclusieve werkomgeving bevorderen en meer aandacht krijgen voor diversiteit bij bevorderingen en promoties. Het plan bouwt voort op eerder ingezet diversiteitsbeleid.

Het streefcijfer voor het aandeel vrouwelijke hoogleraren aan de VU is 35% in 2025. Door het creëren van bewustzijn en het bevorderen van vrouwelijke wetenschappers tot hoogleraar is het percentage vrouwelijke hoogleraren gestegen van 29,9% in 2021 naar 30,5% in 2022. We zijn daarmee op de goede weg om het streefcijfer in 2025 te halen. In het kader van het Fenna Diemer Leerstoelprogramma is in 2022 intervisie gestart voor recent benoemde vrouwelijke hoogleraren.

Participatie

Het jaar 2022 is geëindigd met ruim 86 fte aan participatiebanen volgens de definitie van de quotumwet/banenafspraak. Dit betekent dat het aantal gerealiseerde banen weer is gegroeid ten opzichte van 2021, al zijn we nog zeker niet op de doelstelling van 163 fte in 2024. Om de instroom te vergroten hebben we in 2022 geïnvesteerd in het zoeken naar mogelijke functies binnen de VU en het aantrekken van medewerkers met een arbeidsbeperking in de krappe arbeidsmarkt. Daarvoor werkten we intensief samen met Stichting Studeren en Werken op Maat, Onbeperkt aan de Slag, het Werkgeversservicepunt Groot-Amsterdam en Emma@work. Voor het behoud van medewerkers hebben we in 2022 aandacht besteed aan het begeleiden van de buddy’s (eerste aanspreekpunten) van de collega’s door het geven van training, intervisie en themabijeenkomsten. Daarnaast zijn er contactmomenten ingevoerd voor de medewerker, buddy en leidinggevende met het Servicepunt Participatie gedurende de arbeidsovereenkomst. Het aanbod van interne jobcoaching is uitgebreid.

Duurzame inzetbaarheid

Bij de VU zijn er verschillende ondersteuningsmogelijkheden voor medewerkers om gezond te werken en zichzelf te ontwikkelen.

Talentbeleid

De VU heeft een breed scala aan talentprogramma’s die groei en ontplooiing bij medewerkers stimuleren. Deze lopen uiteen van programma’s voor medewerkers aan het begin van hun (academische) loopbaan tot hoogleraren. In 2022 is een nieuwe University Research Chair benoemd. Via het University Research Fellow Programme hebben vijftien hoogleraren een student-assistent aan zich verbonden. Ook zijn er drie VU-Startpremies toegekend aan veelbelovende nieuwe internationale medewerkers. Negentien wetenschappers hebben een VU-Add-on ontvangen op de aan hen toegekende NWO of ERC financiering.

Begeleiding

De regisseur loopbaancoaching voerde 146 intakegesprekken met medewerkers, met als resultaat 50 trajecten voor loopbaanbegeleiding en 53 trajecten voor coaching. 30 medewerkers werden van eenmalig advies voorzien of geattendeerd op een meer passend aanbod voor hun vraag, zoals een carrièretraining of mentoraatprogramma. De overige 13 medewerkers zagen om verschillende redenen af van verdere begeleiding.
Het beroep op coaching en loopbaanbegeleiding is nagenoeg gelijk aan voorgaande jaren. Het aangeboden groepsaanbod bestond afgelopen jaar onder meer uit een Career Orientation Training met 11 deelnemers en intervisie voor promovendi en postdocs met 56 deelnemers. Verder werden aan 12 postdocs een tweetal Q&A-workshops aangeboden (Finding your next job inside or outside academia en Finding more balance, energy and joy in your work).

Er zijn twee nieuwe herplaatsingskandidaten aangemeld in 2022. Een kandidaat is binnen afzienbare tijd herplaatst binnen de VU, de andere kandidaat zit nog in het traject. Vanuit werk-naar-werkbegeleiding werden in 2022 68 webinars aangeboden. Voor promovendi zijn workshops in groepsverband opgestart. Voormalige VU-medewerkers met een WW-uitkering werden in 2022 individueel begeleid.

Georganiseerde VU-brede initiatieven

De VU doet mee aan nationale initiatieven om extra aandacht te besteden aan duurzame inzetbaarheid. Een voorbeeld hiervan is de Week van de vitaliteit. In 2022 stond het motto ‘Meten is weten’ centraal, vertaald in een aanbod van diverse gezondheidsactiviteiten voor alle medewerkers. Medewerkers konden gebruik maken van een laagdrempelige gezondheidscheck, leefstijlcoaching en -advies bij het VU-Sportcentrum en van een werkplekcheck bij de arboadviseurs.

Een ander initiatief is de landelijke Week van de werkstress onder de naam Move & Reload. In 2022 deed de VU hier opnieuw aan mee. Centraal stonden de onderwerpen bewegen en herstellen. Die kwamen aan bod in twaalf onlinetrainingen op gebied van mindfulness, yoga en vitaliteit.

Daarnaast is in 2022 het project ‘VU in Beweging’ opgestart. De VU wil de meest ‘beweeglijke’ universiteit van Nederland worden en zodoende bijdragen aan meer lichamelijke en mentale gezondheid. VU in Beweging helpt studenten en medewerkers om zich meer bewust te worden van kleine bewegingsmomenten tijdens een werk- of studiedag. Met verschillende acties, zoals tai chi op het campusplein en het creëren van wandelpaden over de campus, worden medewerkers en studenten gestimuleerd om meer te bewegen op en rond de campus.

Analyse aanbod

In de zomer van 2022 is door een extern bureau onderzocht of het beschikbare aanbod rondom duurzame inzetbaarheid aansluit op vier specifieke doelgroepen binnen de VU: ondersteunend personeel, U(H)D’s, promovendi en (junior)docenten. In interviews gaven medewerkers uit deze groepen aan wat voor hen van belang is om gezond en prettig te kunnen werken. Voor elke doelgroep zijn terugkerende thema’s in kaart gebracht. Overkoepelende thema’s voor verbetering zijn informatievoorziening, werk-privébalans, leiderschap & cultuur, Erkennen en Waarderen en ruimte voor eigen initiatief. Deze gegevens vormen de basis voor toekomstige aanpassingen in het aanbod rond het thema duurzame inzetbaarheid.

Goed werkgeverschap

Werkbelevingsonderzoek

In maart 2022 is het Werkbelevingsonderzoek (WBO) afgenomen. Deze vragenlijst wordt elke drie jaar afgenomen. De editie van 2021 was een jaar uitgesteld vanwege corona; in dat jaar werd de kortere Coronamonitor afgenomen.

De vragenlijst werd door 2.197 medewerkers ingevuld, een respons van 42%. De uitkomsten lieten zien dat medewerkers over het algemeen tevreden zijn over het werken bij de VU en over de VU als werkgever. Het werk is voldoende uitdagend en medewerkers werken goed samen met hun collega’s en leidinggevenden. Er zijn echter ook onderwerpen waar zorgen over zijn. Medewerkers ervaren een hoge werkdruk. Er ligt veel werk en de taakeisen zijn hoog, net als de ambities. Het is lastig om informatie te vinden en de overgang naar hybride werken vraagt aandacht. De impact van de nieuwe bedrijfsvoeringsprocessen is zichtbaar, onder meer bij leidinggevenden die zich onvoldoende ondersteund voelen. Daarnaast vraagt de sociale veiligheid extra aandacht. Zo is het zeer zorgelijk dat collega’s de afgelopen jaren vaker te maken hebben gehad met ongewenst gedrag, met name meer discriminatie en psychisch geweld. Effecten van vrij recente maatregelen rondom sociale veiligheid, zoals gesprekstrainingen, waren nog niet meetbaar in de beleving van de medewerkers. In de rest van dit hoofdstuk wordt nader ingegaan op deze onderwerpen.

Evaluatie vernieuwing systeemlandschap en verbetertraject

De vernieuwing van het systeemlandschap in 2021 heeft een grote impact gehad op de werkdruk en het werkplezier van VU-medewerkers. In 2022 heeft een onafhankelijk bureau een evaluatie uitgevoerd. Naar aanleiding van de uitkomsten is de vraag gesteld in hoeverre de organisatie is ingericht op het doorvoeren van (complexe) veranderingen. Hoe creëer je voldoende draagvlak? Deze vraag wordt opgepakt in een verbetertraject onder de werktitel VUture, waarvoor in 2022 een aanbesteding is uitgezet en afgerond. Belangrijke voorwaarde bij dit verbetertraject is dat medewerkers van alle lagen en disciplines in de organisatie de mogelijkheid wordt geboden om mee te denken en input te geven. Meer informatie over dit traject is te lezen in hoofdstuk 6, Campus en bedrijfsvoering .

Instroom nieuwe medewerkers

De toenemende krapte op de arbeidsmarkt leidt ertoe dat het werven van personeel steeds lastiger wordt. De stijging van het aantal vacatures heeft zich in 2022 ook voortgezet. In 2022 publiceerde de VU 1.079 vacatures, een stijging van 28% ten opzichte van 2021. Het aantal vacatures voor wetenschappelijk personeel groeide met 40%, het aantal vacatures voor ondersteunende medewerkers met 15%. Voor komend jaar verwacht de VU eveneens een stijging. Mede daarom is dit jaar het Recruitment Services Team gestart. In een pilot van drie jaar ondersteunen recruiters diensten en faculteiten in de werving van talenten.

In de hogere bestuursfuncties zijn in 2022 een decaan benoemd, vier directeuren en twee interim-directeuren.

Art of Engagement

Met Art of Engagement (AOE) heeft de VU in 2022 een nieuwe impuls gegeven aan haar werkcultuur. De vier principes van Art of Engagement (draag bij aan het grotere geheel, toon moed in duidelijke keuzes, wees transparant en duidelijk, en luister en geef ruimte voor groei) zijn vertaald naar aansprekend nieuw beeldmateriaal en drie podcasts met praktische verhalen over het toepassen van engagement in je eigen werk. AOE kreeg opvolging in onder andere de toespraak van onze collegevoorzitter bij de Opening Academisch Jaar en de ontwikkeling van de Teamscan, een korte workshop die in 2023 breed wordt aangeboden aan alle leidinggevenden.

Ontwikkeling

De programma’s voor leidinggevenden werden in drie varianten georganiseerd. Ze zijn goed geëvalueerd. De training ‘Begeleiden van promovendi’ is in 2022 uitgebreid met een module wetenschappelijke integriteit. De pilot met deze nieuwe module werd positief beoordeeld. Vanaf 2023 wordt de training in deze vorm onderdeel van het vaste opleidingsaanbod. Om meer richting en ondersteuning te bieden aan de rol van leidinggevenden is het Raamwerk Leidinggeven ontwikkeld. Leidinggevenden vinden in het Raamwerk Leidinggeven een heldere toelichting op wat we verwachten in de leidinggevende rol, wat verantwoordelijkheden zijn op vier leidinggevende niveaus én welke opleidingen we daarvoor aanbieden.

Om het opleidingsaanbod voor de ondersteunende medewerkers te optimaliseren, is in focusgroepen getoetst waar de leerbehoefte van deze doelgroep ligt. Op grond van die toetsing wordt het opleidingsaanbod in 2023 verder uitgewerkt. In hoofdstuk 2, Onderwijs, staat aangegeven welke opleidingen worden aangeboden aan het wetenschappelijk personeel.

Arbeidsomstandigheden en ziekteverzuim

Vanaf medio maart 2022 werd de normale bedrijfsvoering hervat, na het afschalen van de coronamaatregelen. De terugkeer van medewerkers naar de campus maakt de zorg voor goede arbeidsomstandigheden en gezond en veilig werken des te urgenter. Dit is ook een belangrijke randvoorwaarde voor de hiervoor genoemde duurzame inzetbaarheid.

Preventie

De VU heeft een gecertificeerde interne arbodienst die bestuur, faculteiten en diensten adviseert over arbeidsomstandigheden en duurzame inzetbaarheid van medewerkers, en hen ondersteunt bij de uitvoering van het arbeidsomstandighedenbeleid. Medewerkers kunnen zonder drempels gebruik maken van de spreekuren doordat er interne bedrijfsartsen zijn, bedrijfsmaatschappelijk werkers en (bij wijze van pilot) een psycholoog voor promovendi (zie hoofdstuk 3, Onderzoek ).

Naast het verzuimspreekuur houdt de bedrijfsarts een arbeidsgezondheidskundig (‘preventief’) spreekuur. Medewerkers kunnen hiervoor, zonder dat ze ziek zijn gemeld, een afspraak maken om hun gezondheid en arbeidsomstandigheden te bespreken. Indien nodig volgt bijvoorbeeld het advies om arbeidsomstandigheden aan te passen, een werkplekonderzoek uit te voeren of bepaalde begeleiding in te zetten. Bij problemen rond de inrichting van de hybride werkplek (op de campus of thuis) kan met toestemming van de leidinggevende en/of op verzoek van de bedrijfsarts een werkplekonderzoek door de arboadviseur worden ingezet. Die geeft vaak adviezen op het gebied van een betere werkhouding, meer afwisseling in de werkzaamheden, passend meubilair of aanpassingen aan de computerwerkplek. In 2022 zijn er honderd werkplekadviezen gegeven.

Het Bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) biedt medewerkers kortdurende begeleiding om een oplossing te vinden voor werkgerelateerde of privéproblemen die van invloed zijn op het werk. Doel is, arbeidsongeschiktheid te voorkomen of de duur van het verzuim te verkorten. In 2022 ging het in 58% van de gevallen om preventieve gesprekken (niet arbeidsongeschikt op het moment van aanmelding). In 2021 was dat 68%.

De coronapandemie heeft gezorgd voor een substantiële toename van het aantal gesprekken. Voorbeelden van privéproblemen die het werk nadelig beïnvloeden: psychische (54), relationele (9) en lichamelijke (31) problemen, problemen in het eigen gezin en/of gezin van herkomst (20), assertiviteit (35), verlies/rouw (11), huisvesting (7) en werk-privé-balans (39, waarvan 8 mantelzorgsituaties). Het Bedrijfsmaatschappelijk werk moest vervolgafspraken soms wat langer uitstellen dan wenselijk was, en er was maar heel weinig tijd voor niet-spreekuurgebonden werkzaamheden. De aanstelling van de promovendipsycholoog begin 2022 heeft mogelijk de vraag naar BMW mogelijk enigszins verminderd.

De Dienst Arbo en Milieu heeft in 2022 de uitvoering van diverse Risico-inventarisaties en Evaluaties (RI&E’s) weer opgepakt. De daarvoor noodzakelijke werkplekbezoeken konden weer worden uitgevoerd, onder meer door het vervallen van de coronamaatregelen. Een aantal RI&E’s werd afgerond: Facilitaire Campusorganisatie basisdocument RI&E en RI&E werkplaatsen, Student- en Onderwijszaken Hoofdgebouw en HRM, Arbo & Milieu.

Enkele relevante thema’s voor de RI&E uit het Werkbelevingsonderzoek zijn psychosociale arbeidsbelasting (werkdruk), thuis- en hybride werken, en duurzame inzetbaarheid. Deze voor de RI&E relevante resultaten van het Werkbelevingsonderzoek zijn, met inbreng van de arbeids- en organisatiedeskundige, samengevat voor onder meer de faculteiten Religie & Theologie, Gedrags- en Bewegingswetenschappen en Bètawetenschappen en de diensten Facilitaire Campusorganisatie, HRM, Arbo & Milieu, en Communicatie & Marketing. In overleg met de eenheid wordt in het kader van de RI&E besproken welke maatregelen en vervolgacties in het plan van aanpak opgenomen kunnen worden.

Er is daarnaast intern structureel aandacht voor het op peil houden van de brandveiligheid in de gebouwen door dit thema in de uitvoering van de RI&E’s mee te nemen. Dat wordt bijvoorbeeld gedaan bij de in 2022 gestarte RI&E ‘technische ruimten’ in de VU-gebouwen.

Hybride werken en de thuiswerkplek

De VU heeft gekozen voor het werkplekconcept van hybride werken, waarbij medewerkers kunnen kiezen welke werkplek het beste past bij hun activiteiten van dat moment: op de campus, thuis of op een andere locatie. De afspraken hierover worden tussen medewerker en leidinggevende gemaakt, met afstemming binnen het team. De VU heeft een leidraad ontwikkeld om richting te geven aan deze afspraken, en teams kunnen trainingen volgen om passende afspraken te maken.

In 2022 is na de coronaperiode begonnen om het hybride werken in de praktijk meer vorm te geven. VU-breed zijn voorzieningen voor hybride vergaderen geïnstalleerd en diverse proefopstellingen voor bijvoorbeeld geconcentreerd werken of informeel overleg geplaatst. Op de VU-website is een informatiepagina ingericht waarin alle aspecten van het hybride werken te vinden zijn. Voor de noodzakelijke binding met de VU-organisatie blijft het belangrijk dat medewerkers regelmatig naar de VU-campus blijven komen.

Werkdruk en werkstress

Werkdruk in de academische wereld is een structureel probleem, dat mede zijn oorsprong vindt in de stelselmatige scheefgroei tussen stijgende studentenaantallen en daarbij achterblijvende financiering. Het adresseren van werkdruk vraagt om een langetermijnaanpak.

Uit het hiervoor genoemde Werkbelevingsonderzoek komt naar voren dat de werkdrukbeleving bij met name het wetenschappelijk personeel hoog is – al is deze iets afgenomen ten opzichte van het jaar daarvoor. De belangrijkste oorzaken op macroniveau zijn gelijk gebleven, zoals het grote belang van prestaties en excellentie in de (internationale) wetenschap en de structuur en financiering van universiteiten en onderzoek. Deze belangrijke oorzaken van de werkdruk en werkstress zijn vanuit de universiteit tot op bepaalde hoogte te beïnvloeden door flankerende maatregelen. Er wordt, zoals eerder gemeld, grotere nadruk gelegd op het programma Erkennen en Waarderen. Conform het Bestuursakkoord tussen het ministerie van OCW en de onderwijskoepels UNL en VH worden verder extra middelen mede ingezet ten behoeve van het terugdringen van de werkdruk.

Vanwege de tussen eenheden soms sterk verschillende context en omstandigheden (bijvoorbeeld type onderwijs, verhouding tussen onderzoek en onderwijs) zijn er weinig centrale maatregelen die voor álle eenheden een werkdrukverlagend effect hebben of waar alle eenheden zich in kunnen vinden. Gebleken is dat voor een effectieve aanpak, naast centrale randvoorwaardelijke maatregelen, maatwerk per eenheid nodig is. Na verdiepende adviestrajecten hebben sommige afdelingen binnen de VU verschillende vervolgstappen ondernomen, waaronder het uitvoeren van een werkdrukpeiling, het meten van de effecten van genomen maatregelen, en het onderhouden van contact over het plan van aanpak voor de RI&E (risico-inventarisatie en -evaluatie).

Ziekteverzuim

In 2022 steeg het gemiddelde verzuimpercentage van de gehele VU, inclusief ACTA. De licht dalende trend van de afgelopen jaren heeft zich niet voortgezet. In een jaar dat begon met het hoogst gemeten verzuim in heel Nederland ooit, is het niet verwonderlijk dat het verzuim op de VU niet verder daalde. In 2022 bedroeg het gemiddelde verzuim van de gehele VU 3,7%; dit is een stijging van 0,5% ten opzichte van 2021 (3,2%). Het verzuim bij de faculteiten is net als vorig jaar licht toegenomen, van 3,0% in 2021 naar 3,2% in 2022. De hoofdoorzaak: veel medewerkers ervaren een hoge werkdruk, met risico op overbelasting en werkgerelateerde psychische klachten.

Het verzuim bij de diensten is in 2022 gestegen naar 5,5% terwijl het in 2021 gedaald was met 0,4% naar 4,0%. Bij de diensten lopen de oorzaken van het verzuim erg uiteen. Daarbij verschillen de problematiek en arbeidsomstandigheden per dienst en is er sprake van veel soorten werkzaamheden, vaak met minder regelmogelijkheden.

Integrale veiligheid

De universiteiten hebben in 2022 in koepelverband (UNL) een Routekaart Integrale Veiligheid vastgesteld. In die routekaart worden drie inhoudelijke prioriteiten benoemd: kennisveiligheid, cyberveiligheid en sociale veiligheid. De maatschappij en politiek hebben hoge verwachtingen ten aanzien van deze thema’s. Zo is er na de coronaperiode veel aandacht voor het welzijn van studenten; dat is zeker een issue bij een deel van de studenten. Maar ook kennisveiligheid is een veel besproken thema in zowel de Tweede Kamer als de media. Door deze veiligheidsonderwerpen op een integrale manier te benaderen ontstaat meer samenhang en een beter beeld van waar we als VU staan. Op grond daarvan kunnen we bepalen op welk niveau de veiligheidszorg van de VU moet liggen, en welke stappen nodig zijn. Het verbinden van de veiligheidsthema’s binnen en buiten de organisatie vraagt doorlopend onze aandacht. De VU heeft daarom in 2022 verder gebouwd aan het netwerk van lokale en landelijke (veiligheids)organisaties.

Bij een veiligheidscrisis op de VU kan het gaan om mogelijke impactvolle incidenten op de campus, maar ook om bredere vraagstukken. Denk daarbij aan de coronasituatie maar ook aan sancties naar aanleiding van de oorlog in Oekraïne, die specifieke groepen treffen. In 2022 is zes keer de crisisorganisatie ‘Integrale Bedrijfsnoodorganisatie VU Campus’ (iBNO) ingezet. Een daarvan liep door vanuit 2021 (crisisteam corona dat in 2022 is afgeschaald) en een ander crisisteam is in 2022 ingesteld (naar aanleiding van een datalek) en loopt in 2023 door.

Sociale veiligheid

In het kader van sociale veiligheid heeft de VU een extern Evaluatieonderzoek laten uitvoeren naar het beleid voor en de organisatie van sociale veiligheid. De externe partij die het onderzoek heeft uitgevoerd, constateerde dat er binnen de VU al veel georganiseerd is rond preventie en interventie, en dat veel kundige medewerkers met volle inzet aan sociale veiligheid werken. Wel noemde de eindevaluatie een aandachtspunt: er is geen overkoepelende gedragscode. Daarop is in 2022 in nauwe samenspraak met de medezeggenschap een gedragscode ontwikkeld die de kapstok vormt voor alle onderliggende regelingen en die een beschrijving bevat van gewenst gedrag. De introductie en toepassing van de gedragscode start in 2023. Verder kwam uit de evaluatie naar voren dat de documenten over sociale veiligheid niet altijd goed vindbaar zijn en dat de samenhang ertussen beter kan. Hiertoe is een aantal aanbevelingen gedaan die in 2023 worden opgepakt. Hieronder volgt een weergave van de organisatie binnen de VU rondom sociale veiligheid.

Regiehouders sociale veiligheid

Regiehouders sociale veiligheid kunnen studenten en medewerkers met een acute hulpvraag adviseren. En als dat nodig is, kunnen ze hulp bieden om de veiligheid van betrokkenen te herstellen. In 2022 is een toename in het aantal meldingen over onveiligheid te zien. De toename is mogelijk mede te verklaren door de laagdrempeligheid van het melden, het toegenomen maatschappelijke bewustzijn en de inzet vanuit de VU op diverse thema’s, met als kernmededeling dat ongewenst gedrag onaanvaardbaar is.

In totaal zijn 126 meldingen van zorgwekkend gedrag ontvangen, tegenover 109 het jaar ervoor. De meldingen nemen niet alleen toe in aantal, maar de gevallen worden ook ernstiger en complexer. Zo zijn er soms meerdere personen en verschillende faculteiten bij een casus betrokken. De aard van de meldingen varieerde in 2022 van acute suïcidale uitingen, stalking, grensoverschrijdend gedrag, (seksuele) intimidatie en geweld, tot online pesten of een onveilig gevoel. De regie van de melding blijft altijd bij de melder.

Vertrouwenspersonen personeel en studenten

Naast de Regiehouders Sociale Veiligheid kent de VU ook een aantal Vertrouwenspersonen Ongewenste Omgangsvormen. Hun taken zijn drieledig. Zij zijn verantwoordelijk voor het opvangen en ondersteunen van studenten en medewerkers die ongewenst gedrag ervaren hebben, het signaleren van trends binnen de organisatie, en het verzorgen van training en voorlichting.

Er waren in 2022 109 meldingen bij de vertrouwenspersonen personeel (2021: 115). De meldingen gingen onder meer over intimidatie in de lijn of een intimiderende stijl van leidinggevenden (40%), pesten of uitsluiten (5%), intimidatie per mail (2%), (seksueel) grensoverschrijdend gedrag (8%), opmerkingen over de etnische achtergrond of seksuele geaardheid (2%) en discriminatie (5%). In ongeveer 38% van de meldingen ging het om andersoortige meldingen die eigenlijk niet met ongewenst gedrag te maken hebben, zoals arbeidsconflicten, integriteitsissues of een gevoel van willekeur bij beslissingen. Bij deze meldingen verwezen de vertrouwenspersonen de melders naar het juiste meldpunt.

Opvallend is dat meer leidinggevenden zich voor ondersteuning hebben gemeld bij een vertrouwenspersoon in 2022. Ook vroegen beklaagden vaker om ondersteuning van een vertrouwenspersoon. Bij de aard van de meldingen valt op dat melders sneller dan in het verleden geneigd zijn te escaleren en een situatie als ‘ongewenst gedrag’ te benoemen. Dit vraagt om goede ondersteuning van leidinggevenden in de zorgvuldige stapsgewijze aanpak van ongewenst gedrag en sociale onveiligheid binnen teams. Daarnaast blijft het vergroten van de vindbaarheid van vertrouwenspersonen een aandachtspunt.

De vertrouwenspersonen voor studenten ontvingen in 2022 57 meldingen (2021: 45). In 2022 vond het onderwijs weer grotendeels op de campus plaats, wat een verklaring kan zijn van de stijging van het aantal meldingen. Internationale studenten lijken de vertrouwenspersonen studenten ook makkelijker te kunnen vinden dan in voorgaande jaren. Van de meldingen in 2022 ging ongeveer 40% over onheuse bejegening door een docent of medewerker, of over grensoverschrijdend gedrag op de faculteit of opleiding. Onder de verdere melders waren studenten die gestalkt of geïntimideerd werden, zich onder (groeps-)druk gezet voelden of over de situatie van anderen wilden praten. De meldingen hebben geleid tot 2 klachten, waarvan 1 gegrond is verklaard.

Studentenombudsman en ombudsman personeel

De ombudsman personeel en de studentenombudsman hebben de mogelijkheden om een klacht te onderzoeken en om die te beoordelen. In de cao Nederlandse Universiteiten is sinds 2021 de verplichting opgenomen om een ombudsfunctie voor medewerkers te hebben. Er is echter geen verplichting voor een ombudsfunctie voor studenten. De VU heeft desalniettemin al sinds 2002 een onafhankelijke studentenombudsman.

In 2022 werden 195 zaken aan de studentenombudsman voorgelegd. De overgrote meerderheid van deze klachten ging over vermeend onjuist gevolgde procedures (27) en examens en tentamens (30). Bij vermeend onjuist gevolgde procedures legde de studentenombudsman in overleg met de student de klacht voor aan de beklaagde, in het kader van hoor en wederhoor. Op deze manier werden beide partijen met elkaar in gesprek gebracht en werd in alle gevallen een passende oplossing gevonden. De zaken die over examens of tentamens gingen, werden veelal opgelost door middel van doorverwijzing naar het juiste orgaan.

In 2022 werden 42 zaken aan de ombudsman personeel voorgelegd, tegen 47 in 2021. De meeste zaken in 2022 gingen over procedures, bejegening en samenwerking. In zes gevallen was de ombudsman onbevoegd en verwees zij de klager naar een ander loket, zoals naar een vertrouwenspersoon wetenschappelijke integriteit of naar de functionaris gegevensbescherming. Geen van de voorgelegde 42 zaken vroegen uiteindelijk om een beoordeling door de ombudsman.

Privacy en informatiebeveiliging

Om de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) goed na te leven, is ook in 2022 veel aandacht uitgegaan naar de bewustwording en uitbreiding van de kennis en kunde op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Binnen de faculteiten en diensten bieden Privacy Champions eerstelijnsondersteuning. Deze medewerkers worden opgeleid en ondersteund door het centrale privacyteam van de VU. Dat team heeft in 2022 ingezet op het verzorgen van trainingen, het (verder) ontwikkelen van modellen en adviseren over complexe privacyvraagstukken binnen onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering.

De Functionaris Gegevensbescherming (FG) heeft in 2022 het Privacy Control Framework (PCF) opgesteld op basis van de bevindingen uit de privacynulmeting die in 2021 is uitgevoerd. Het PCF is een risicobeheersingssysteem voor privacy compliance binnen de VU en zal de komende jaren als toezichtkader worden gebruikt en als handvat voor het maken van gerichte verbeterplannen. Daarnaast heeft de FG in 2022 38 verzoeken ontvangen van personen die persoonsgegevens die door de VU worden verwerkt wilden inzien of laten verwijderen. De meeste van deze verzoeken zijn binnengekomen naar aanleiding van een hieronder beschreven datalek.

In 2022 heeft de VU 1.487 securitymeldingen geregistreerd en behandeld, een toename van bijna 10% ten opzichte van vorig jaar. In 906 van deze gevallen ging het om meldingen van phishingmails. Dit is met 60,9% de grootste categorie van securitymeldingen, en een bijna verdrievoudiging vergeleken met 2021. Dit komt onder andere door het toenemend gebruik van dit middel door aanvallers uit de hele wereld, en een verbeterde meldingsbereidheid bij studenten en personeel. Een klein deel van de phishingmails heeft geleid tot een datalek. Op grond van de AVG is de VU verplicht om datalekken binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Melden aan de AP kan achterwege blijven als het niet waarschijnlijk is dat het datalek een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. In 2022 werden bij de VU in totaal 41 datalekken gedocumenteerd en afgehandeld. Hiervan zijn 25 datalekken gemeld aan de AP en de betrokkenen, waarbij één melding later is ingetrokken.

Datalek

Een van de datalekken heeft landelijke aandacht in de media gekregen vanwege de grote omvang. Bij een inbraak in december 2022 werden twee computers op onze campus gestolen. Op één van die computers stond een archief met (persoons)gegevens van (oud-)studenten. Het betrof een oud registratiesysteem waarin de gegevens zijn opgeslagen, dat is vervangen door een nieuw systeem. In verband met het uitfaseren van het oude registratiesysteem is het archief op een zelfstandige computer geplaatst. Hoewel de computer was beveiligd met wachtwoord, kan niet worden uitgesloten dat de harde schijf uitgelezen kan worden. Dit datalek is gemeld bij de AP en mogelijk getroffenen konden een speciaal hiervoor ingericht telefoonnummer bellen voor nadere informatie.

Kennisveiligheid

Internationale samenwerking, het aantrekken van wetenschappelijk talent van over de hele wereld en academische vrijheid zijn voor de VU van groot belang. Dit kan op gespannen voet staan met kennisveiligheid. Bij kennisveiligheid gaat het in beginsel om het voorkomen van ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie. Verder moet bij kennisveiligheid ook worden gedacht aan heimelijke beïnvloeding van onderwijs en onderzoek door andere staten. Die inmenging kan de academische vrijheid en de sociale veiligheid in gevaar brengen. Tot slot kunnen ethische kwesties rondom kennisveiligheid een rol spelen bij samenwerking met landen die de grondrechten niet respecteren. Kennisveiligheid is geen statisch gegeven; zo hebben veranderende geopolitieke verhoudingen invloed op de wijze waarop naar (lopende) samenwerkingen wordt gekeken. In 2022 heeft de VU een aantal belangrijke stappen gezet op het terrein van kennisveiligheid:

• Het College van Bestuur heeft de VU Adviesgroep Kennisveiligheid ingesteld.

• Er is een programmamanager aangesteld om de aanbevelingen uit de ‘Nationale Leidraad Kennisveiligheid’ te implementeren.

• Er is een VU-brede risico-inventarisatie gedaan naar potentieel risicovolle internationale samenwerkingen.

• De VU participeert in het landelijke UNL-netwerk voor kennisuitwisseling. UNL staat voor Universiteiten in Nederland.

• De VU heeft in het najaar een brede kennisveiligheidsbijeenkomst georganiseerd voor het UNL-netwerk en OCW.

Het is belangrijk dat de ingezette ontwikkelingen voor kennisveiligheid voortgezet worden en zo veel mogelijk onderdeel worden van reguliere processen op de VU. Daarom wordt in 2023 verder gewerkt aan het VU-Kader Kennisveiligheid (voor het aangaan van nieuwe samenwerkingen of verlengen daarvan) en bewustwording. In de verdere beleidsontwikkeling van kennisveiligheid worden onder andere handvatten en maatregelen ontwikkeld, onder meer op het gebied van het aangaan van (internationale) samenwerkingen, aanstellen van medewerkers, buitenlandse reizen en toegangsbeleid ontwikkeld. Hierin trekken de Nederlandse universiteiten samen op.

Fysieke veiligheid

Ten aanzien van fysieke incidenten en ongevallen is na de coronajaren weer sprake van een redelijk ‘normaal’ jaar. De coronamaatregelen werden losgelaten en het onderwijs en tentamens vonden weer plaats op de campus. Er kwamen in totaal 97 meldingen binnen. Het totaal aantal meldingen in 2022 is gestegen ten opzichte van 2021, toen er 62 meldingen werden gedaan. Dat is vooral toe te schrijven aan meer activiteiten op de campus na de coronaperiode. 38 van het totaal aantal ongevalsmeldingen betreft het onwel worden (niet arbeidsgerelateerd, meestal studenten of bezoekers: flauwvallen, hart- en buikklachten, misselijk, niet lekker etc.) en ongevallen zonder letsel, of met gering letsel. Dit patroon is door de jaren heen vrij constant.

Het BHV-beleid is in de loop van 2022 geactualiseerd en aangepast aan de ontwikkelingen binnen de VU-organisatie. Het opleidingsniveau van de BHV’ers blijft op peil door jaarlijkse nascholing en trainingen. Deze trainingen konden in 2022 weer voluit worden opgestart na het wegvallen van de coronamaatregelen. De locatie Brandweer Zaanstreek Waterland in Zaandam biedt het VU Rapid Intervention Team een nieuwe externe oefenlocatie voor de periodieke trainingen met ademlucht.