VI Inventarisatie en analyse belangrijkste specifieke risico’s risicomanagement
Strategische risico’ s
Nr | Categorie | Risico | Beschrijving | Mogelijke Impact | Trend | Trendverklaring | Risico-bereidheid | Maatregelen | Link met strategische doelstellingen |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Strategisch | Personeel | De afgelopen jaren hebben een toename van de studenten-instroom gekend. Toekenning van extra middelen vanuit de sectorplannen dient te worden geeffectueerd in extra formatie, met name in het Bètadomein. Daarnaast doen vernieuwingen in onderwijs, onderzoek en ondersteunende processen een groot beroep op het aanpassingsvermogen van het personeel. De “war on talent” blijft onverminderd hoog; de arbeidsmarkt blijft krap, waardoor veel vacatures lang open staan. Tevens stijgen de loonkosten door de huidige inflatiecijfers, met als gevolg dat voor hetzelfde budget minder mensen kunnen worden aangenomen en/of wordt het vervullen van vacatures bemoeilijkt doordat loonstijgingen achterblijven ten opzichte van marktontwikkelingen. Dit bij elkaar kan leiden tot het niet volledig kunnen realiseren van strategische (onderzoeks)ambities en tot hoge werkdruk met als gevolg ziekteverzuim, onvrede en personeelsverloop. | Discontinuïteit van reguliere primaire en ondersteunende processen, maar ook van sommige vernieuwings-processen. Moeilijker kunnen vervullen van met name specialistische functies. | Door de aanwending van extra middelen in het afgelopen jaar zijn per eenheid werkdrukplannen uitgevoerd en ook in het jaarplan zijn veel extra middelen ingezet t.b.v. de uitbreiding van capaciteit, echter mede als gevolg van de veranderingen in de bedrijfsondersteunende systemen en de toename van studenten blijft werkdruk een belangrijk aandachtspunt. | Laag |
| Duurzaam (gezond functioneren) | |
2 | Strategisch | Campus-ontwikkeling | De belangrijkste risico’s zijn op dit moment:
| (1) Knelpunten bij de logistieke uitvoering van de onderwijs- en onderzoeksprocessen | Dit risico is per saldo iets toegenomen door hogere risico’s in de projectuitvoering op de aspecten tijd (vertraging) en geld (aanhoudende kostenstijgingen in de bouwsector, stijgende inflatie en energiemarkt). Daarnaast is door groei van de studentenaantallen sprake van een groeiend tekort aan onderwijsruimtes. | Laag |
| Sociale campus | |
3 | Verbetertraject ‘VUture’ | De wereld binnen en buiten de VU verandert snel. Van universiteiten wordt verwacht dat ze snel kunnen inspelen op maatschappelijke veranderingen. Ook uit de evaluatie van MARS, de implementatie van het nieuwe bedrijfsvoeringssysteem, blijkt dat er een aantal structurele organisatorische problemen zijn in de interne bedrijfsvoering. Om deze aan te pakken en om de strategische ambities van de VU gezamenlijk te kunnen realiseren, is de VU een veranderprogramma gestart. Door ons gezamenlijk te richten op positieve verbeteringen: hoe maken we de VU samen beter? | Organisatieveranderingen kunnen tot veel vragen leiden en misschien zelfs ook onrust veroorzaken. Het programma kan ook mislukken, ofwel doordat de beoogde verbetering in slagvaardigheid en integraal samenwerken niet wordt gerealiseerd, ofwel doordat organisatieaanpassingen onvoorziene (neven)effecten hebben. | NIEUW | Nieuw risico dus nog geen trendverklaring | Om de organisatie hier zo goed mogelijk van op de hoogte te houden en in mee te nemen, heeft het CvB het volgende ingericht:
| Slagvaardige en wendbare organisatie |
Vermijdbare risico’s
Nr | Categorie | Risico | Beschrijving | Mogelijke Impact | Trend | Trendverklaring | Risico-bereidheid | Maatregelen | Link met strategische doelstellingen |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Vermijdbaar | Beheersing en informatievoor-ziening, waaronder project optimalisatie bedrijfsvoering (MARS) | Bij vernieuwing van de bedrijfsvoering is het goed inregelen van de systemen en het integreren van (keten-) processen voor informatievoorziening nog noodzakelijk. In januari 2022 is de tweede fase ingegaan van het optimalisatieproces. Daarin neemt gebruiksvriendelijkheid een centrale plaats in. Risico is dat hierin onvoldoende zichtbare resultaten worden gerealiseerd. | Ontijdige en/of onvolledige stuur-informatie leidt tot vertraging en/of onjuiste besluitvorming. Dit schaadt de effectiviteit van primaire en ondersteunende processen. Impact op werkdruk, Tussentijds ontoereikende dienstverlening, Onvoldoende bezetting en kennis functioneel beheer, Overschrijding projectbudget/uitloop in de tijd. Teleurstellende performance, onvrede bij gebruikers. | Inmiddels is het proces van continuous improvement in gang gezet. Beheersing van de informatie- voorziening is een continu risico. | Laag | Structureel is juist de vervanging van het vorige ERP systeem een maatregel om de continue verbetering van de bedrijfsvoering op de lange termijn te kunnen waarborgen.
In 2023 is de inrichting en positionering van het eigenaarschap van VU-brede managementinformatie aangepast met als doel daarmee de governance voor managementinformatie op goed niveau vorm te geven. | Slagvaardige en wendbare organisatie | |
2 | Vermijdbaar | Informatie-technologie (IT) | De belangrijkste actuele risico’s op IT-terrein liggen op het gebied van:
|
| De toename heeft vooral betrekking op de cyberdreigingen. Instellingen worden steeds vaker en ernstiger bedreigd. Daarnaast zorgen de huidige organisatorische aspecten en infrastructurele issues ervoor dat het risico stijgt. | Laag |
| Digitalisering | |
3 | Vermijdbaar | Compliance m.n. op het gebied van privacy-wetgeving | Met name op het gebied van actuele privacywetgeving (AVG), veranderingen in de archiefwetgeving en effecten van de wet open overheid (WOO). Naleving vraagt om belangrijke aanpassingen in administratieve processen en menselijk gedrag. | Regels worden ongewild niet nageleefd met privacy schending, boetes en reputatieschade als mogelijke gevolgen. | Risico neemt iets af maar blijft actieve aandacht vragen. | Zeer laag tot nul |
| Naleving van wet-regelgeving | |
4 | Vermijdbaar | Onderwijs-kwaliteit | De relatie tussen bekostiging per student en beschikbare docenturen per student staat onder druk. Verder zorgt de toename van de instroom, in combinatie met een krappe arbeidsmarkt, voor mogelijke capaciteitsknelpunten in de uitvoering van het onderwijs. |
| Als gevolg van opheffen van de Covid maatregelen die het hoger onderwijs beperkten is dit risico gestabiliseerd ten opzichte van verleden jaar. NPO middelen worden door de VU ingezet om de doorlopende effecten op het onderwijs te mitigeren. Op termijn kunnen maatregelen t.a.v. studievertraging (o.a. beperken van BSA) leiden tot hoger aantal onbekostigde studenten. Hoge werkdruk van wetenschappelijk personeel en gebruik aan onderwijsruimtes zet de kwaliteit onder druk. | Zeer laag |
| Toekomst- bestendige onderwijs- vormen | |
Externe risico’s
Nr | Categorie | Risico | Beschrijving | Mogelijke Impact | Trend | Trendverklaring | Risico-bereidheid | Maatregelen | Link met strategische doelstellingen |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | Extern | Onderzoeks-bekostiging en valorisatie | Onzekerheden met betrekking tot rijksbeleid inzake bekostiging onderzoek eerste en tweede geldstroom, beperkt macrokader tweede geldstroom, grote concurrentie tussen instellingen om onderzoeksgelden tweede en derde geldstroom, waardoor gemiddeld kleine slagingskans per aanvraag. | Achteruitgang van omvang, kwaliteit en diversiteit van het onderzoek. | Internationale concurrentie neemt verder toe. Verder: Accent op onderwijskwaliteit en toename van onderwijslast legt beperking op aan beschikbare tijd voor onderzoek en valorisatie. Anderzijds: bevestigen de uitkomsten vanuit het OCW kostenonderzoek door PwC de noodzaak om zowel structureel als incidenteel de bekostiging van het WO te verhogen om het huidige niveau van het Nederlandse WO vast te houden. Afgenomen door beschikbaar komen extra middelen uit Regeer akkoord (Sectorplan gelden, Starters- en stimuleringsbeurzen) | Gematigd |
| Focus en positie in onderzoek | |
2 | Extern | Onderwijs-bekostiging | Onzekerheden met betrekking tot rijksbeleid inzake bekostiging (o.a. commissie Van Rijn), en onzeker-heden m.b.t. marktaandelen en fluctuaties van de instroom leggen een budgettaire druk op de uit-voering van het onderwijs binnen faculteiten, met name bij kleinere opleidingen en bij plotselinge toe-name van de instroom, mede als gevolg van vertraging in bekostigingsmodellen. | Budgettaire druk eerste geldstroom in relatie tot goed onderwijs voor veel studenten. Levensvatbaarheid kleine opleidingen komt in gevaar, evenals financierbaarheid van snel groeiende opleidingen. | Voor de komende jaren wordt voor de VU geen verbetering van de bekostiging voor onderwijs verwacht. De huidige trend is dat er steeds meer sprake is van geoormerkte bijdragen vanuit het Rijk, waarbij overschotten op middelen niet aan de orde zijn. Dit leidt tot een trendbreuk ten opzichte van de afgelopen jaren ten aanzien van bijdragen vanuit het Rijk. Op langere termijn nemen de risico’s niet af, o.m. de uitkomsten van de commissie Van Rijn, leiden landelijk tot een verschuiving van Alfa Gamma naar Bèta Opleidingen. De in het regeerakkoord opgenomen ruimte voor investeringen bieden perspectief (afhankelijk van de daadwerkelijke implementatie) voor afname van de druk op de bekostiging van het WO. | Gematigd |
| Toekomstige onderwijsvormen | |
3 | Extern | Sociale veiligheid | Dit betreft vooral risico’s inzake de persoonlijke en sociale veiligheid, zoals ongewenst gedrag, gebrek aan respect voor elkaars opvattingen. | Psychische schade voor studenten, medewerkers slechte werksfeer, vertrek van studenten en/of medewerkers, imagoschade | Dit risico is gestabiliseerd, maar blijft een belangrijk aandachtspunt. | Zeer laag tot nul | Aan het voorkomen van ongewenst gedrag wordt o.a. via de Bestuurlijke Overleggen gesproken met de faculteitsbesturen en de dienstdirecteuren. Verder zijn er gedragscodes en vertrouwenspersonen op diverse terreinen. Incidenten worden zorgvuldig onderzocht. De VU heeft, naar aanleiding van een in 2022 uitgevoerd extern onderzoek over het beleid en de organisatie van sociale veiligheid, zich tot doel gesteld om aan de hand van de aanbevelingen uit het rapport te komen tot concrete verbeteringen in het beleid en de organisatie van (ondersteuning op het gebied van) sociale veiligheid. | Duurzaam | |
4 | Extern | Welzijn | Risico dat het gevoel van welbevinden van studenten en medewerkers afneemt als gevolg van bredere maatschappelijke ontwikkelingen (o.a. nasleep coronamaatregelen, globale crises en conflicten, armoede) wat kan lijden tot lichamelijke, geestelijke en/of sociale problemen. | Lichamelijke, geestelijke en/of sociale problemen voor studenten en/of medewerkers. | Dit risico is gestabiliseerd. Mede als gevolg van de corona-pandemie is (op basis van onderzoek) met name het sociale welzijn van studenten afgenomen. Ook medewerkers worden hier nog door geraakt. | Zeer laag tot nul | Er is een scala van initiatieven gestart voor studenten en medewerkers toe om het welzijn te ondersteunen. | Duurzaam Divers | |
5 | Extern | Verzekerbaarheid VU | Het dalen van het aantal verzekeraars in bepaalde markten, veroorzaakt door een afnemende risicobereidheid en toenemende regelgeving, heeft de afgelopen jaren de verzekeringsmarkt in de volle breedte sterk verhard. Dit heeft tot gevolg dat de voorwaarden waaronder een verzekering wordt afgesloten, zowel t.a.v. prijs als inhoudelijk, verslechteren. Op bepaalde markten is daardoor het volledige verzekeren van de risico’s steeds lastiger. Het beste voorbeeld daarvan is de brandverzekering. In toenemende mate is het moeilijker om tegen aanvaardbare voorwaarden (prijs en inhoudelijk) het risico volledig te verzekeren. Daarnaast stelt de verzekeraar steeds vaker aanvullende eisen nog voordat een object mag worden toegevoegd aan de portefeuille. Het probleem dat in de nabije toekomst bepaalde risico’s (deels) niet meer verzekerbaar zijn is niet uit te sluiten. | Financiële en/of operationele discontinuïteit indien een gebeurtenis (bijvoorbeeld) brand zich voor doet dat de VU niet kon verzekeren, maar ook niet zelf kan dragen. | Toenemende complexiteit van de verzekeringsmarkt. De premie is sterk toegenomen, de dekking is afgenomen. | Zeer laag tot nul |
| Operationele en financiële continuïteit waarborgen. | |
6 | Extern | Kennisveiligheid bij internationale samenwerking | Binnen de VU wordt intensief en internationaal samengewerkt zowel t.a.v. onderwijs, onderzoek en valorisatie. De mondiale en geopolitieke ontwikkelingen vergen bij internationale samenwerking in toenemende mate aandacht t.a.v. kennisveiligheid in de brede zin van dit begrip. Daarbij gaat het niet alleen om het voorkomen van ongewenste overdracht van sensitieve kennis en technologie die op onze universiteit aanwezig is maar ook om ethische kwesties in samenwerking met landen die grondrechten niet respecteren. Het te allen tijde garanderen van de academische vrijheid en wetenschappelijke integriteit van de samenwerkingen die de VU aangaat met internationale partners vormen daarbij een absolute randvoorwaarde. Aan de hand van recente ervaringen en o.b.v. de gepubliceerde ‘Nationale leidraad Kennisveiligheid’ zal de VU haar beleid en maatregelen ter verhoging van de kennisveiligheid versterken. Met oog voor proportionaliteit. | Kennisveiligiheid moet bijdragen aan de VU waarden en willen niet dat onze kennis op manieren worden toegepast die tegen deze waarden ingaan. Reputatieschade indien internationale samenwerking leidt ongewenste overdracht van sensitieve kennis en technologie, dan wel a.g.v. ethische kwesties in samenwerking met landen die grondrechten niet respecteren. Idem indien een dergelijke samenwerking leidt tot aantasting van academische vrijheid en/of wetenschappelijke integriteit | Kennisveiligheid is een zeer belangrijk punt, zeker gezien de huidige geopolitieke onrust, de aangescherpte wet- en regelgeving en de maatregelen die de VU daar zelf voor inzet. | Zeer laag | In 2022 heeft de VU een aantal belangrijke stappen gezet op het terrein van kennisveiligheid:
Het is belangrijk dat de ingezette ontwikkelingen voor kennisveiligheid voortgezet worden en zoveel mogelijk onderdeel worden van reguliere processen op de VU. Daarom wordt in 2023 verder gewerkt aan het VU Kader Kennisveiligheid (voor het aangaan van nieuwe samenwerkingen of verlengen daarvan), bewustwording en in de verdere beleidsontwikkeling van kennisveiligheid worden o.a. handvatten en maatregelen ontwikkeld. Deze handvatten en maatregelen worden o.a. op het gebied van het aangaan van (internationale) samenwerkingen, aanstellen van medewerkers, buitenlandse reizen en toegangsbeleid ontwikkeld. Hierin trekken de Nederlandse universiteiten samen op. | Naleving van wet- regelgeving. Verbeteren van onze wetenschappelijke reputatie | |
7 | Extern | Marktwerking energiemarkt | Als gevolg van de huidige energiecrisis zullen ook voor de VU de verwachte energielasten de komende de jaren een forse stijging doormaken en mogelijk structureel zijn. Naast de hogere energiekosten, vertaalt dit zich ook in aanvullende prijsopdrijving bij leveranciers. De energiecrisis heeft daarmee een meervoudig effect. | Forse extra kosten waarvan het nog onzeker is of (en voor hoeveel) hier een compensatie tegenover komt te staan vanuit de overheid. Het kiezen voor energiebesparende maatregelen kan leiden tot minder comfort. Vanwege de volatiliteit van het risico, zal continue aanpassing van risico-inschatting nodig zijn gedurende komende periode. Zowel in type maatregelen als impact voor de organisatie. | NIEUW | Nieuw risico dus nog geen trendverklaring | Gezien de huidige kennis van zaken lijkt het erop dat de energielasten een langlopend thema worden. Naast deze majeure ingrepen in het kader van de energietransitie zijn er ook minder ingrijpende maatregelen die genomen moeten worden in het kader van de reductie van energieverbruik en CO2‐uitstoot, waarvoor we ook een aanpak maken.
| Operationele en financiële continuïteit waarborgen. Duurzaam |