Inleiding
In september 2021 is het VU Kwaliteitsplan Onderwijs 2.0 door OCW goedgekeurd. In dit bijgestelde plan is als gevolg van de uitbraak van COVID-19 het accent in activiteiten meer komen te liggen op een transformatie, die inhoudt dat we activerend en blended onderwijs stimuleren via innovatieve vormen van digitaal en fysiek onderwijs. Ons Kwaliteitsplan Onderwijs beschrijft hoe we de ontvangen studievoorschotmiddelen inzetten om met ons onderwijs de beste kwaliteit te leveren aan onze studenten. Dit is uitgewerkt in de vorm van kwaliteitsafspraken met de minister van OCW. In 2022 is door de NVAO een tussentijdse beoordeling van de Kwaliteitsafspraken uitgevoerd, gebaseerd op het VU Jaarverslag 2021. In oktober 2022 heeft de NVAO met genoegen vastgesteld dat het jaarverslag een goed inzicht geeft in de voortgang van de voornemens in het kader van de Kwaliteitsafspraken. De NVAO heeft de minister van OCW hierover positief geadviseerd. De minister besluit op basis van het advies van de NVAO of de VU aan de gestelde voorwaarden heeft voldaan.
Monitoring en dialoog over het kwaliteitsplan
Informatievoorziening via de P&C-cyclus
De monitoring van de uitvoering van het kwaliteitsplan vindt plaats via de reguliere planning-en-control-cyclus. Zowel op facultair niveau als VU-breed wordt de voortgang van de kwaliteitsafspraken en de besteding van de studievoorschotmiddelen periodiek gemonitord binnen de reguliere planning-en-control-cyclus van de VU en de documenten die in dat kader worden opgesteld (Kadernota, Jaarplan, periodieke voortgangsrapportages en Jaarverslag). Het (facultaire) Kwaliteitsplan is twee keer per jaar onderdeel van gesprek tussen (facultaire) bestuur en (facultaire) medezeggenschap. Ten aanzien van het jaarlijkse bedrag aan studievoorschotgelden geldt dat de besteding hiervan wordt bepaald door de meerjarige kaders zoals vastgelegd in het Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2.0 en in de facultaire meerjarenplannen waaruit dit Kwaliteitsplan is opgebouwd. Afwijkingen ten opzichte van die kaders worden ter instemming voorgelegd aan de medezeggenschap. Er zijn in 2022 geen grote afwijkingen ten opzichte van deze kaders geweest die opnieuw ter instemming zijn voorgelegd aan de centrale medezeggenschap. De afwijkingen binnen de facultaire meerjarenplannen zijn afgestemd met de facultaire medezeggenschap binnen de reguliere planning-en-control-cyclus.
De reflectie van de medezeggenschap op proces en resultaat is aan het eind van dit hoofdstuk opgenomen.
De voortgang ten aanzien van de facultaire plannen is ook onderdeel van bespreking in de bestuurlijke overleggen tussen faculteitsbestuur en CvB. In het bestuurlijk overleg in het voorjaar wordt verantwoording afgelegd over de realisatie van de plannen en in het najaar gaat het over de begroting van het aankomend kalenderjaar. De kwaliteitsafspraken zijn steeds expliciet onderdeel van de bestuurlijke overleggen geweest.
De kwaliteitscommissie van de RvT is elke vergadering op de hoogte gesteld van de stand van zaken door middel van een mededeling. De RvT is via het jaarverslag en jaarplan/begroting ook aangesloten op de financiële voortgang van het Kwaliteitsplan. De reflectie van de RvT op proces en realisatie is aan het eind van dit hoofdstuk opgenomen.
Sturing van de projecten
De sturing middels de stuurgroepen en werkgroep onderwijsprojecten loopt goed, de projecten kunnen goed gevolgd worden. Wel is geconstateerd dat de informatiedichtheid van de voortgangsrapportages is afgenomen met de tijd. Stuurgroepleden hadden vaak niet helder genoeg voor ogen welke informatie uit de voortgangsrapportages op dat moment het meest relevant was. Daartoe zijn de formats van de voortgangsrapportages aangepast: ze zijn toegankelijker gemaakt en er zijn heldere vragen en besluiten voor de stuurgroep toegevoegd.
De sturing middels de stuurgroepen en werkgroep onderwijsprojecten loopt goed, de projecten kunnen goed gevolgd worden. Wel is geconstateerd dat de informatiedichtheid van de voortgangsrapportages is afgenomen met de tijd en stuurgroepleden vaak niet helder genoeg voor ogen hadden welke informatie uit de voortgangsrapportages op dat moment het meest relevant was. Daartoe zijn de formats van de voortgangsrapportages aangepast, ze zijn toegankelijker gemaakt en er zijn heldere vragen en besluiten voor de stuurgroep toegevoegd.
In het bestuurlijk overleg in het najaar van 2022 werd de besteding van de studievoorschotmiddelen besproken. Dat gebeurde op basis van de periodieke financiële rapportage. Eventuele onderbesteding en herallocatie werd besproken in de gevallen dat daar aanleiding toe was. Bij de meeste faculteiten was een onderbesteding te zien ten opzichte van de begroting. Dat kwam in een aantal gevallen ook doordat nog niet alle uitgaven voldoende geregistreerd waren. Op basis van de financiële rapportage van oktober 2022 is er gekeken naar de besteding en bij sterke onderbesteding met de verantwoordelijken contact opgenomen om hier specifiek aandacht voor te vragen.
De afgelopen periode is ingezet op beter financieel inzicht in de onderwijsprojecten. De juiste prognoses en realisaties worden steeds relevanter, omdat we als uitgangspunt hanteren dat de studievoorschotmiddelen uit ons Kwaliteitsplan uiterlijk 2024 uitgegeven moeten zijn. De werkwijze voor projectleiders, controllers en stuurgroepen is verhelderd en het belang van realistische prognoses is nogmaals geëxpliciteerd.