Verbetertraject VUture

Terwijl de interne organisatie van de VU sinds 2013 niet meer wezenlijk is gewijzigd, wordt van universiteiten verwacht dat ze snel kunnen inspelen op maatschappelijke veranderingen. Dit zorgt voor een mismatch. Ook uit de evaluatie van MARS, het in 2021 geïntroduceerde bedrijfsvoeringssysteem, is gebleken dat er een aantal structurele organisatorische problemen zijn. Om deze aan te pakken en om de strategische ambities van de VU gezamenlijk te kunnen realiseren, zetten we in op minder bureaucratie, minder regels en minder verkokering. We willen juist meer flexibiliteit en slagkracht. Dit doel gaan we nastreven met VUture. Dat is nadrukkelijk gericht op verbetering, niet op kostenreductie.

Het traject bestaat uit twee fasen: een analyse- en ontwerpfase en een implementatiefase. De analyse- en ontwerpfase duurt circa zes maanden en is begin december 2022 gestart. In de ontwerpfase maken we een probleemanalyse die als basis dient voor de interventies voor de implementatiefase. Daarop volgt de implementatiefase, die duurt minimaal één jaar. McKinsey & Company en Aberkyn ondersteunen de VU in dit traject.

Campusontwikkeling

2022 was net zoals 2021 een uitdagend jaar voor de campusontwikkeling. Bij de uitvoering van de projecten en programma’s liepen we aan tegen uitvoeringsproblemen. Zo leidde de oorlog in Oekraïne tot prijsstijgingen, een groeiende vraag naar materiaal, en problemen in de productieketen. Deze ontwikkelingen gelden ook voor de grotere exploitatiecontracten en voor onderhoudswerkzaamheden.

StartHub voor innovatie en valorisatie

Het afgelopen jaar is de VU StartHub gerealiseerd, een paviljoen met kantoorruimte voor zo’n 25 start-ups in het hart van de VU-campus. Het is de bedoeling dat nieuwe ondernemers instromen in StartHub en ook doorstromen, als onderdeel van hun bedrijfsontwikkeling. Meer daarover vindt u in hoofdstuk 4, Impact en valorisatie .

Sociale campus

Het creëren van een sociale campus is een van de negen strategische ambities voor de periode tot 2026. Via verschillende initiatieven wordt bijgedragen aan de levendigheid van de VU-campus. Ook dragen ze bij aan de academische, culturele en sociale verdieping waaraan studenten en medewerkers behoefte hebben. In 2022 ging het om de volgende initiatieven:

• Het in 2021 geïntroduceerde platform Uni-Life is verder uitgebouwd door meer gebruikers naar de app te trekken. De app bundelt het aanbod van activiteiten en events voor de hele campus op één plek en stelt studenten in staat om eenvoudig nieuwe sociale contacten te leggen.

• Het Student Engagement Team is opgericht om het voor studenten eenvoudiger te maken om een actieve bijdrage te leveren aan de academische gemeenschap. Studentinitiatieven worden beter ondersteund door middel van kennis, huisvesting en subsidies. Zo ervaren studenten een sterkere verbondenheid met elkaar en met de VU-gemeenschap.

• De VU heeft Campus Online ontwikkeld. Dit platform is een verlengstuk van de fysieke campus en biedt een digitale omgeving waarin tal van activiteiten kunnen worden georganiseerd zoals voorlichtingsdagen, congressen en symposia.

Vernieuwing campus

In 2022 is het nieuwe ontwerp gemaakt voor het campusplein. Het campusplein wordt multifunctioneel ingericht, krijgt een eigen identiteit en nodigt uit tot verblijven. Het ontwerp sluit aan op de doelen op het gebied van duurzaamheid en de sociale campus uit onze strategie. Het zal de levendigheid en het groene karakter van de campus versterken. Het nieuwe campusplein zal vanaf medio 2023 worden gerealiseerd.

Andere ontwikkelingen op en rond de campus:

• De ruwbouw voor het Onderzoeksgebouw VU is grotendeels afgerond. Het gebouw wordt een bèta-medisch labgebouw en is de volgende stap in de vernieuwing van de bèta-medische huisvesting en onderzoeksinfrastructuur op de campus.

• De aula is gemoderniseerd, waardoor de zaal weer eigentijds en representatief is.

• In het OZW gebouw is een stepping stone, een opstap gecreëerd voor het Amsterdam Institute for Sport Science. Het betreft een combinatie van werk- en overlegplekken met ruimte voor evenementen en onderzoek.

• Er is verdere uitvoering gegeven aan de Rookvrije campus. Ook is een alcoholbeleid opgesteld dat in 2023 wordt geïmplementeerd.

• Er is een plan opgesteld voor gender-inclusieve toiletten. Deze toiletten worden begin 2023 met een soft launch in de gebouwen geïntroduceerd.

Studie- en werkplekken, digitalisering en hybride werken

Studieplekken

In 2022 is concreet uitvoering gegeven aan het beleidsvoornemen de studieplekken op de campus te verbeteren en uit te breiden. Zo zijn in het Hoofdgebouw de UB-studiezalen (zalen in de universiteitsbibliotheek) op de vijfde en zesde etage geheel gerenoveerd. Deze bieden nu weer hoogwaardige studieplekken. Daarnaast is er ruimte gerealiseerd voor ontmoeting en hybride overleg. Ook de renovatie van de eerste etage is deels afgerond. De vindbaarheid van beschikbare studieplekken op campus is verder verbeterd door op meer plekken live monitoring van de bezetting in te zetten. Daarnaast is begonnen met de ontwikkeling van een webapp om al deze gegevens te bundelen en te visualiseren. Overigens zijn er niet alleen meer studieplekken gerealiseerd, maar er zijn ook voorzieningen gecreëerd voor het aanbieden en tentoonstellen van de (erfgoed-)collecties van de Universiteitsbibliotheek.

Digitalisering

De VU wil de kwaliteit van het online onderwijs verbeteren. Daarbij dienen audiovisuele voorzieningen te worden gefaciliteerd die (ook) bij activerend blended en hybride onderwijs ingezet kunnen worden (zie ook hoofdstuk 2, Onderwijs ). In 2022 zijn alle onderwijsruimten uitgerust met voorzieningen voor digitaal onderwijs. Tevens is er een extra kwaliteitsslag gemaakt op deze voorzieningen naar aanleiding van ervaringen van gebruikers. Dit is voor de grote onderwijszalen geheel afgerond. Die zijn nu niet alleen in kwaliteit verbeterd, maar ook voorbereid op mogelijke langetermijnontwikkelingen in het digitale onderwijs, zoals blended learning. In 2023 zal in alle zalen deze kwaliteitsslag afgerond worden.

Hybride werken

De VU heeft vanaf september 2021 een hybride werkvorm geïntroduceerd om het werken op de campus te kunnen combineren met het thuiswerken, of om werken op een andere plek te faciliteren (zie ook hoofdstuk 5, Sociaal jaarverslag ). We maakten al gebruik van activiteitgerelateerde werkplekken en van het principe om werkplekken te delen. Daar is nu het hybride werken bij gekomen. Ondersteunende technologie voor contact of vergaderen op afstand heeft een vlucht genomen, waardoor het (samen)werken op afstand beter mogelijk is. Uit onderzoek blijkt dat medewerkers in 2022 gemiddeld een derde deel van de tijd vanuit huis hebben gewerkt. Werkplekken delen en deels op afstand werken draagt ook bij aan andere doelstellingen. Zo vermindert het thuiswerken het aantal vervoers- en verkeersbewegingen van studenten, medewerkers en bezoekers van de VU en draagt het zo bij aan de duurzaamheidsdoelstellingen van de VU.

Het programma Digital@VU heeft in 2021 en 2022 70.000 accounts van studenten en 11.000 accounts van medewerkers gemigreerd naar clouddiensten voor email, Officetoepassingen en samenwerking. Samen met andere initiatieven, zoals de versterking van informatiebeveiliging en het uitfaseren van Skype for Business, is hiermee vervolg gegeven aan de initiatieven die thuiswerken tijdens corona mogelijk maakten. Zo is een belangrijke stap gezet naar een bestendige en veilige hybride werkomgeving voor de lange termijn.

Duurzaamheid

De VU wil op systematische wijze haar milieubelasting beheersen, continu verminderen en daar transparant over zijn. De VU stelt hoge duurzaamheidseisen aan de energievoorziening, vervoer en mobiliteit, afval(stoffen), inkoop en social return, eten en drinken.

Energie en CO2

VU en VUmc voeren sinds 2017 het Energie Masterplan 2035 uit, dat in 2022 is geactualiseerd. In dit masterplan is de transitie van de energiehuishouding naar een duurzame VU-campus beschreven. VU en VUmc werken er hard aan om in 2035 fossielvrij te zijn. Dat is 100% aardgasvrij in combinatie met 100% duurzaam opgewekte elektriciteit. Ter vergelijking: het beleid van de gemeente Amsterdam is, aardgasvrij te zijn vanaf 2050.

In 2022 voorzagen we in 60% van onze behoefte met duurzaam opgewekte Nederlandse windenergie. De doelstelling van het Klimaatakkoord heeft de VU ieder jaar gehaald. Ook is de VU ‘Paris Proof’ en dragen we ruimschoots bij aan de reductie van broeikasgassen. Ook met de ‘VU Instellingsroutekaart Energietransitie 2020-2050’ wordt inhoud gegeven aan de ambitie op het gebied van duurzaamheid. Hierin wordt inzicht gegeven in de mogelijke energiebesparende maatregelen per gebouw, die nodig zijn om als VU te voldoen aan de CO2-reductie uit het klimaatakkoord. Wij willen zodoende actief bijdragen aan SDG 13 (Klimaatactie).

20% energie besparen: VU Energy Challenge

In 2022 en 2023 wil de VU 20% minder energie verbruiken vanwege het milieu, maar ook met het oog op de oorlog in Oekraïne en de gestegen energiekosten. De volgende maatregelen zijn of worden op korte termijn genomen:

• De verwarming gaat later aan (een uur na opening van de gebouwen) en eerder uit (een uur voor sluitingstijd).

• De temperatuur van de centrale verwarming is 1 graad lager gezet en we onderzoeken of de radiatoren die met de hand bediend worden, ook minder warm gezet kunnen worden.

• We vervroegen de sluitingstijden van sommige gebouwen. Het Hoofdgebouw - dat veel energie gebruikt - en andere gebouwen die 's avonds niet druk bezocht worden, sluiten eerder.

• De ventilatie gaat aan als het gebouw opengaat en uit als we sluiten.

• De gevelverlichting gaat permanent uit na sluitingstijd. Dat geldt ook zoveel mogelijk voor de centraal bediende binnenverlichting. We houden daarbij uiteraard rekening met de veiligheid op de campus. De lantaarnpalen blijven aan.

• We winnen stroom terug met slimme liften in het Hoofdgebouw. Bij het remmen en dalen van de lift wekken de liften stroom op, die het totaal aan energieverbruik voor liften verlaagt.

• We onderzoeken het gebruik van de gebouwen in daluren en kijken nog scherper wat er ‘s nachts uit kan. Denk aan koffieautomaten, vendingmachines, kopieermachines of het automatisch uitschakelen van beeldschermen.

Op het gebied van IT worden aanvullend de volgende acties uitgevoerd om bij te dragen aan de reductie van het energieverbruik:

• Alle beheerde werkplekken (desktops) op de VU worden uitgeschakeld als er een half uur niemand is ingelogd. IT heeft z'n 8.550 werkplekken in beheer; daarvan stonden er op een willekeurige avond nog ruim 1.300 aan.

• Beeldschermen van beheerde desktops gaan op stand-by als er tien minuten geen activiteit is. Zodra er weer activiteit is, gaan de schermen vanzelf weer aan.

• In studiezalen (studentenwerkplekken) worden elke avond alle systemen die nog aan staan om 23.00 uur automatisch uitgeschakeld.

• De systemen in studiezalen die langer dan 30 minuten aan staan zonder dat daarop iemand is aangemeld, worden automatisch uitgeschakeld.

Vervoer en bereikbaarheid

De afgelopen jaren heeft de VU maatregelen genomen om het woon-werkverkeer en zaken- of dienstenverkeer te vergroenen (SDG 13, Klimaatactie). Ook in 2022 heeft de VU zich hiervoor ingezet, door de voorzieningen voor fietsers en elektrisch vervoer te verbeteren (aantal plaatsen, oplaadpunten, uitbreiding aantal lockers en douches). De VU voert een groen vervoersbeleid en spant zich in om het autogebruik te ontmoedigen. Fietsen wordt juist gestimuleerd. Alle medewerkers kunnen zeer eenvoudig, op vertoon van de VU-pas, één van de deelfietsen lenen. Daarnaast staan er ruim twintig fietsen van Donkey Republic op het campusterrein. De VU past een restrictief parkeerbeleid toe, waarbij een werknemer alleen in bepaalde gevallen een parkeervergunning krijgt, zoals bij invaliditeit of een slechte OV-verbinding. Ook komen carpoolers in aanmerking voor een parkeervergunning.

Afvalstoffen

De VU scheidt afvalstoffen in meer dan twintig fracties. Zo ook in 2022. Voor de toekomst wordt nog meer ingezet op het scheiden van kunststoffen uit het restafval en betere afvoer van e-waste. We blijven streven naar een vermindering van de hoeveelheid afvalstoffen door bij het inkopen van goederen eisen te stellen aan terugname van verpakkingen door leveranciers en eisen te stellen aan de verpakkingen zelf, om zo bij te dragen aan een meer circulaire economie.

De VU heeft de ambitie uitgesproken om in 2030 100% circulair in te kopen. Het onderhoudsbeleid van de VU draagt bij aan deze ambitie. Aan de hand van de circulaire verwerkingsladder wordt beschreven in welke mate het onderhoudsbeleid bijdraagt aan circulariteit (volgens de zogeheten 10-R’s, zoals Repair, Reuse, Refill). Ook binnen het onderhoudsbeleid is er een prioritering van de 10-R’s. Zo kiest de VU altijd voor 1 t/m 3 (Rethink/Redesign/Reduce): het product slimmer gebruiken en maken. Daarvoor geldt: ‘pas toe of leg uit’. Mocht dit onverhoopt geen optie zijn, dan moet gekozen worden uit 4 t/m 8 (Reuse, Repair, Refurbish, Remanufacture, Repurpose): levensduur verlengen van product en onderdelen (hier geldt ‘leg goed uit’). Als er geen circulaire oplossing kan worden ingezet, blijven 9 en 10 (Recycle, Recover) over: nuttig toepassen van materialen (ook hier geldt uiteraard ‘leg heel goed uit’).

Inkoopbeleid

De VU is in 2022 ver gevorderd met het actualiseren van het inkoopbeleid op het thema duurzaamheid (SDG 8, Waardig werk en economische groei). Duurzaamheidswensen worden SMART geformuleerd (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdgebonden). Dit gebeurt waar mogelijk door een KPI te koppelen aan de duurzaamheidswens of door te scoorbare criteria te hanteren.

Met als doel het terugdringen van plastic afval is de Green Office VU er verder in geslaagd om een PET-vrijebidonclausule toe te voegen aan het huidige cateraarcontract. Samen met de zeer succesvolle Join the Pipe-navulpunten voor waterflessen, verspreid over de campus, zorgt deze verandering voor een nog lagere afhankelijkheid van wegwerp-PET-flessen en daarmee een vermindering van plastic afval. Daarnaast wordt gewerkt aan een PET-vrijefrisdrankautomaatclausule voor de gehele campus. Als die van kracht wordt, betekent dit dat PET-flessen helemaal niet in automaten worden verkocht, waardoor het plastic afval verder wordt verminderd.

Eten en drinken

In onze restaurants is het afgelopen jaar gestuurd op een hoog percentage aanbod van vegetarische voeding (80%). Het is onze doelstelling dat we doorontwikkelen naar en sturen op een standaardaanbod dat uitgaat van duurzaam, toekomstbestendig eten met een zo klein mogelijke footprint. Daarin zit een voorkeur voor vegetarisch aanbod, met de mogelijkheid om te kiezen uit vlees, vis, plantaardig, dieet en of om een andere keuze te maken, bijvoorbeeld uit (geloofs)overtuiging. Het aanbod van vlees wordt daardoor minder. We hebben dat ook gerealiseerd door invoering van een ‘meat-less Monday’ en de organisatie van vegetarische weken in de restaurants.

Daarnaast wordt gestuurd op vermindering van voedselverspilling. Het concept ‘Too good to go’ is ingevoerd, waarmee een groot deel van voedsel uit de restaurants wordt ‘gered’ van verspilling. Het voedsel wordt aan het einde van de dag tegen een sterk gereduceerde prijs verkocht. Voor de banqueting (verzorging tijdens vergaderingen en evenementen) is verspilling helaas nog onvoldoende verminderd. Dit punt krijgt daarom nadrukkelijk de aandacht in 2023. Deze acties dragen bij aan SDG 12 (Verantwoorde consumptie en productie).

Alle warmedrankenautomaten zijn uitgerust met zelflerende software, die vastlegt wat rustige momenten zijn. Dit voorkomt dat automaten aanstaan als er geen vraag naar warme dranken is, bijvoorbeeld ’s nachts of in het weekend. De koffiebonen die in de automaten worden gebruikt zijn gebrand en verpakt op de plaats van de productie, en niet in West-Europa. Een groot deel van de waardeketen verplaatst zich hiermee naar het land van herkomst, zodat de lokale economie daar wordt ontwikkeld. Dat betekent een eerlijke prijs voor de producerende boeren. Deze boeren worden ook geselecteerd op hun duurzame werkwijze. Dit draagt eveneens bij aan SDG 12 (verantwoorde consumptie en productie).

Ten aanzien van verpakkingsmaterialen en disposables zijn in 2022 alle plastic bestek, bordjes en bekers uitgefaseerd en vervangen door duurzamer materiaal zoals karton, bamboe en herbruikbare duurzame besteksets, die gebruikers moeten aanschaffen.

Waterverbruik

De langetermijndoelstelling is om meer hemelwater op de campus te gaan gebruiken en minder drinkwater. Deze langetermijndoelstellingen zijn te vergelijken met het beleid van de gemeente Amsterdam (Hemelwaterverordening) en van Waternet (Amsterdam Rainproof). De huidige plannen voorzien daarin onder andere door blauw-groene daken en het vergroenen van de campus. Transparante monitoring en publieke rapportage hiervan vindt plaats in de jaarlijkse Milieubarometer VU. In 2022 is gestart met het actualiseren van de waterbergingsboekhouding, waarin precies is aangegeven welke maatregelen getroffen zijn en wat het effect van deze maatregelen is op de duurzame waterhuishouding van de VU.

Groene inrichting van de campus

Met de eerder genoemde vernieuwing van het campusplein is de ambitie om daar 20 tot 30% meer groenvoorzieningen te realiseren. Dit zal voornamelijk gebeuren door het planten van meer bomen en zo mogelijk gras. Ook wordt gezorgd voor voldoende waterberging om te zorgen voor een toekomstbestendige waterhuishouding. Het toevoegen van water en meer groen op het campusplein werkt verkoelend, waardoor het bijdraagt aan een betere klimaatontwikkeling op het plein. Het Groenplan, onderdeel van het nieuwe ontwerp van de campus, integreert flora (bomen en struiken) en fauna (vogels en insecten bijvoorbeeld).

In 2022 is verder een onderzoek gestart met studenten en staf in het kader van het Europese programma Active8 voor het starten van een Inclusive Community Garden op de VU-campus. Het onderzoek wordt uitgevoerd onder supervisie van docenten. Het onderzoek wordt in 2023 afgerond en de aanleg van de tuin kan worden meegenomen in de ontwikkelingen op de campus. Daarnaast heeft de Green Office VU voorstellen gedaan voor een wormenhotel, dat is aangelegd in 2022. Dit in aanvulling op de bijenkasten die al langer op de VU staan.