Inleiding

De Raad van Toezicht Stichting VU houdt toezicht op het College van Bestuur van de Vrije Universiteit Amsterdam (VU). Met dit verslag legt de Raad van Toezicht verantwoording af over het uitgeoefende toezicht in 2022.

Na een harde coronalockdown stond het begin van het jaar in het teken van versoepelingen van de coronamaatregelen en de terugkeer naar de campus als bruisende plek van ontmoeting. Tegelijkertijd baarden ontwikkelingen onder meer in Oekraïne en Iran aanhoudend zorgen. De Raad van Toezicht heeft bewondering voor de manier waarop studenten en medewerkers met onverminderde inzet, doortastendheid en enthousiasme bijdragen aan de VU-gemeenschap en zich weten te verhouden tot een veelheid aan universitaire, landelijke en internationale ontwikkelingen.

De Raad van Toezicht is steeds zo samengesteld, dat de leden ervan ten opzichte van elkaar en ten opzichte van het College van Bestuur onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. De samenstelling van de Raad van Toezicht heeft in 2022 geen wijzigingen ondergaan. De voorzitter drs. R. (Ron) Teerlink is in 2022 herbenoemd voor een tweede termijn als voorzitter. Het lid prof. dr. A.C.J. (Aafke) Hulk nam op 31 december 2022 afscheid als lid van de Raad van Toezicht op voordracht van de medezeggenschap. Zij wordt opgevolgd door prof. mr. dr. J.E. (Janne) Nijman, met ingang van 1 januari 2023.

Overleg Raad van Toezicht en College van Bestuur

De Raad van Toezicht heeft in 2022 in algemene zin toezicht gehouden op de ontwikkeling van onderwijs, onderzoek en valorisatie aan de VU en de financiële huishouding en bedrijfsvoering van de VU. De verschillende commissies van de Raad van Toezicht hebben een adviserende functie aan de Raad van Toezicht. In de opzet van dit verslag is ervoor gekozen de besproken thema’s inhoudelijk uit te werken onder de voorbereidende commissies. Via de geagendeerde commissieverslagen komen de commissiebesprekingen terug in de vergadering van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht en zijn commissies hebben oog voor een bredere context van landelijke ontwikkelingen. De Raad beziet dan ook hoe de VU zich in vraagstukken, uitdagingen en kansen verhoudt tot de andere Nederlandse universiteiten.
Een aantal belangrijke of terugkerende dossiers wordt hieronder nader uitgelicht.

Onderzoek implementatie Programma Optimalisatie Bedrijfsvoering

Eind 2021 besloot de Raad van Toezicht op verzoek van het College van Bestuur tot een evaluatieonderzoek naar de moeizame implementatie van het Programma Optimalisatie Bedrijfsvoering. Namens de Raad van Toezicht was de voorzitter van de Audit- en Huisvestingscommissie aanspreekpunt, voorzitter van de begeleidingscommissie, en gemandateerd tot goedkeuring van de onderzoeksvraag en het te selecteren bureau. Een definitieve versie van het onderzoek door Capgemini werd op 10 mei aan de Raad van Toezicht toegelicht, en vervolgens met het College van Bestuur besproken. Op 19 mei werd het rapport door Capgemini, in aanwezigheid van het College van Bestuur en de Raad van Toezicht, in verschillende sessies toegelicht aan de stuurgroep en het programmateam MARS (van vóór de crisis), de decanen en directeuren, en de medezeggenschap.

VUture Proof

De Raad van Toezicht is in 2022 met regelmaat geïnformeerd over de voorbereidingen die het College van Bestuur in 2022, mede vanwege de uitkomsten van het evaluatieonderzoek naar de implementatie van het bedrijfsvoeringslandschap, is gestart voor een breed verandertraject (VUture Proof). Daarbij is gesproken over doelen en scope van het programma en het draagvlak ervoor binnen de organisatie. Ook is de noodzaak benoemd om niet alleen een gedegen analyse te maken van de problematiek, maar om ook interventies te plegen die daadwerkelijk verandering bewerkstelligen. De gezamenlijke juni-retraite van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur stond in het teken van de voorbereiding op dit programma.

Implementatie Instellingsplan

Sinds het najaar 2020 is er in elke vergadering van de Raad van Toezicht ruimte voorzien voor een verdiepende bespreking van de implementatie van een specifieke ambitie of speerpunt uit de Strategie VU 2020-2026, in aanwezigheid van de verantwoordelijke decaan. Tweemaal per jaar verzorgt de programmadirecteur een overall update. Dit leidde in 2022 tot gesprekken over Erkennen en Waarderen en over Diversiteit en Inclusiviteit. De Strategie VU 2020-2026 was in 2022 halverwege haar doorlooptijd: de Raad van Toezicht ontving een midterm review waarin zowel werd teruggekeken en verantwoord als vooruitgeblikt. De Raad van Toezicht is geïnformeerd over het voornemen van het College van Bestuur om de programmaorganisatie rondom het nieuwe ‘bedrijfsvoeringslandschap’ op te heffen en de werkzaamheden grotendeels over te brengen naar de lijnorganisatie.

Juridische fusie Amsterdam UMC

In het kader van het fusietraject van VUmc en AMC tot Amsterdam UMC keurde de Raad van Toezicht in 2022 ten behoeve van de bestuurlijke inrichting de Overeenkomst samenwerking Amsterdam UMC goed, alsmede de gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling VU-VUmc, inclusief informatiestatuut.

Besturing VU

In 2022 keurde de Raad van Toezicht een hernieuwde portefeuilleverdeling van het College van Bestuur (vanwege de komst van een nieuwe rector) goed. Daarbij benadrukte de Raad van Toezicht het belang van het richting de organisatie helder communiceren over het portefeuillehouderschap van de verschillende collegeleden. Eveneens keurde de Raad van Toezicht een aantal wijzigingen van het Bestuursreglement VU goed.

Voorts heeft het College van Bestuur in 2022 de Raad van Toezicht actief geïnformeerd en geconsulteerd over kwesties die actueel waren. Het betrof hier onder meer de initiatieven die de VU ontplooide om studenten en medewerkers uit Oekraïne te ondersteunen, de ontwikkelingen aangaande ACTA en de ontwikkelingen rondom een voorgenomen samenwerking met Naturalis en Inholland in Sapiens. Ook werd de Raad van Toezicht geïnformeerd over het opschorten van de werkzaamheden van het Cross Cultural Human Rights Centre (CCHRC), het onderzoek van een onafhankelijke externe commissie naar de academische onafhankelijkheid van het centrum, en vervolgens het sluiten van het centrum.

Contacten met de instelling

Leden van de Raad van Toezicht namen in 2022 deel aan de strategische conferentie; sessies georganiseerd rondom de implementatie van de Strategie VU 2020-2026.

Op 15 februari sprak de Raad van Toezicht met de directeuren van de diensten en op 20 december sprak de Raad met de decanen. De Raad van Toezicht hecht er in deze overleggen aan, ervaringen uit te wisselen en te horen hoe het de faculteiten en diensten vergaat en te vernemen welke aandachtspunten zij aan de Raad van Toezicht willen meegeven. In beide overleggen zijn relevante interne en externe ontwikkelingen doorgenomen.

Delegaties vanuit de Raad van Toezicht en de Gezamenlijke Vergadering (GV), bestaande uit de Universitaire Studentenraad (USR) en Ondernemingsraad (OR), hebben op 16 juni informeel met elkaar gesproken over actuele onderwerpen binnen de VU. Daarbij werd uitgebreid ingegaan op het evaluatieonderzoek inzake de implementatie van het ‘systeemlandschap’ en het door het College van Bestuur aangekondigde verandertraject. Eveneens werd de aandacht gevestigd op vraagstukken met betrekking tot groeiende studentaantallen, de kwetsbare positie van docenten met tijdelijke contracten en de erkenning van betrokkenheid bij medezeggenschap. Leden van de Raad van Toezicht woonden in 2022 de zogenaamde ‘artikel 24’-overleggen van de GV bij.

Leden van de Raad van Toezicht namen in 2022 deel aan vergaderingen van verschillende interne VU-brede overleggen. Een aantal leden van de Raad van Toezicht was ook aanwezig bij de vergaderingen van de Ledenraad van de VUvereniging. Daarnaast hebben leden van de Raad van Toezicht individuele gesprekken gevoerd met personen binnen de instelling, en zijn zij aanwezig op belangrijke momenten voor de instelling, zoals bij de Opening Academisch Jaar en de Dies Natalis.

De voorzitter van de Raad van Toezicht, of zijn vervanger, woonde in 2022 de twee vergaderingen bij van de voorzitters van de Raden van Toezicht van de Nederlandse universiteiten.

Commissies van de Raad van Toezicht

Audit- en Huisvestingscommissie

De Audit- en Huisvestingscommissie adviseert de Raad van Toezicht over de gezondheid en doelmatigheid van de financiële huishouding van de VU. De problemen met de implementatie van het nieuwe systeemlandschap zorgden in 2022 voor uitdagingen in beheersing en sturing.
Eind 2021 werd de crisisorganisatie vanwege de problemen met de implementatie van het nieuwe systeemlandschap afgeschaald en teruggebracht naar de reguliere lijnorganisatie. De verdere optimalisatie van het systeemlandschap (onder de noemer van Programma Optimalisatie Bedrijfsvoering fase 2) werd terugkerend in de Audit- en Huisvestingscommissie besproken, met name de projectlijnen met betrekking tot HR en de herinrichting IAM.

De commissie heeft in het voorjaar van 2022 gesproken over de jaarrekening 2021 van Stichting VU, in aanwezigheid van de accountant. De commissie heeft hierover aan de Raad van Toezicht geadviseerd. De Audit- en Huisvestingscommissie heeft ook bij de jaarrekening 2022 vastgesteld dat het positieve resultaat zorgvuldige communicatie behoeft. De commissie heeft opnieuw het belang benadrukt van een helder verhaal bij de cijfers.

In de bespreking van de tussentijdse rapportages over 2022 heeft de Audit- en Huisvestingscommissie gelet op de manier waarop de prognoses zich ontwikkelden ten opzichte van de geplande begroting. Het omzetten van gealloceerde middelen (bijvoorbeeld NPO-gelden, sectorplannen, andere extra middelen voortkomend uit het Regeerakkoord) in activiteiten binnen de eenheden kwam meermaals ter sprake.

De Raad van Toezicht heeft het College van Bestuur in 2022 verzocht om vroegtijdig betrokken te worden bij de hoofdlijnen voor de Kadernota. De Audit- en Huisvestingscommissie besprak in het voorjaar van 2022 de contouren van de Kadernota 2023 en de bijsturingsmogelijkheden die de organisatie tot haar beschikking heeft in het licht van de verwachte onzekere externe financiële ontwikkelingen. In het najaar 2022 kwam in de commissie de begroting 2023 (inclusief risicoparagraaf en treasuryplan) van de VU aan de orde, ter advisering aan de Raad van Toezicht. De Audit- en Huisvestingscommissie heeft de begroting over 2023 beoordeeld vanuit het oogpunt van de financiële gezondheid van de VU op korte en lange termijn en een doelmatige inzet van de middelen.

In 2022 heeft de Audit- en Huisvestingscommissie gereflecteerd op het proces van begroting tot en met jaarrekeningcontrole, en de rol die zowel de interne organisatie als de externe accountant daarbij speelt. In de vergadering van de Audit- en Huisvestingscommissie van 23 mei vond een korte private sessie plaats tussen de Audit- en Huisvestingscommissie en de externe accountant. Vooruitblikkend op de jaarcontrole 2022 is de ambitie om de jaarrekeningcontrole te verkorten en de hygiëne in het rapporteren te verbeteren, en zijn de kansen die het nieuwe systeemlandschap daarin biedt, opnieuw benoemd. Tevens is nieuwe of aanvullende wet- en regelgeving ten aanzien van bijvoorbeeld de verantwoording van geoormerkte middelen en het investeren met publieke middelen in private activiteiten besproken. Daarnaast vestigde de Audit- en Huisvestingscommissie binnen de Raad van Toezicht de aandacht op het verbeteren van de leesbaarheid en toegankelijkheid van rapportages en prognoses in het licht van de inhoudelijke ambities die gerealiseerd moeten worden. Daarbij hecht de commissie belang aan het schetsen van kaders voor het toekomstige meerjarige financiële beeld, hoe gecompliceerd ook, gezien actuele interne en externe ontwikkelingen.

De Raad van Toezicht heeft het College van Bestuur verzocht om elk kwartaal via de Audit- en Huisvestingscommissie te worden geïnformeerd over de stand van zaken met betrekking tot de compliance met de AVG, de implementatie van privacymaatregelen en de stand van zaken rondom informatiebeveiliging aan de VU. In 2022 werd de afwikkeling van een groot datalek door de commissie gevolgd, ten behoeve van advisering aan de Raad van Toezicht.

De Audit- en Huisvestingscommissie nodigt tweemaal per jaar de directeur FCO uit voor een verdiepende bespreking inzake campusontwikkeling en de scenario’s voor het bereiken van een energietransitie voor 2035. Daarbij stond de vraag centraal in hoeverre de kernvoorraad van de campus toereikend is en welke werk- en onderwijspatronen in het licht van toenemende studentenaantallen worden gevraagd. Daarnaast besprak de Audit- en Huisvestingscommissie de voortgang van de verschillende lopende bouwprojecten. Op advies van de Audit- en Huisvestingscommissie keurde de Raad van Toezicht in 2022 een door het College van Bestuur voorgenomen besluit ten aanzien van een additionele investering voor de realisatie van het Onderzoeksgebouw VU goed.

De Audit- en Huisvestingscommissie vraagt tweemaal per jaar de directeur IT en CISO om een verdiepende briefing inzake IT-beheersing en informatiebeveiliging. Daarbij kwamen onder de noodzakelijke stabilisatie van processen en systemen aan bod, maar ook ontwikkelingen binnen de dienst IT en de gewenste optimalisatie van de structuur van dienstverlening aan eenheden binnen de VU. 

Andere thema’s die aan de orde zijn geweest, zijn de treasuryrapportages, de verzekeringsportefeuille, fiscaliteit, risicomanagement, de overname van aandelen in Matrix IC, de herstructurering VU Holding BV, en het auditplan van de internal auditor. Eveneens was er in de Audit- en Huisvestingscommissie ruimte voor een reflectie op zowel de impact van sectorale discussies over bekostigingssystematiek, als op politieke en economische ontwikkelingen (stijging energieprijzen, inflatie, etc.), waarbij het College van Bestuur regelmatig gevraagd werd om de commissie mee te nemen in dilemma’s en toekomstscenario’s.

De Audit- en Huisvestingscommissie is in 2022 vier keer in vergadering bijeengekomen. De notulen van deze overleggen zijn geagendeerd en besproken in de vergaderingen van de Raad van Toezicht.

Kwaliteitscommissie

De Kwaliteitscommissie richt zich in haar advisering aan de Raad van Toezicht op (de kwaliteit van) onderwijs, onderzoek en valorisatie en is eveneens betrokken bij onderwerpen als diversiteit, sociale veiligheid, Erkennen en Waarderen, strategisch personeelsbeleid en kennisveiligheid. In haar besprekingen agendeert de Kwaliteitscommissie ook de context van verwachte ontwikkelingen in de bekostiging van hoger onderwijs en onderzoek, en de inhoudelijke keuzes waar de VU daardoor zal komen te staan.

In 2022 heeft de Kwaliteitscommissie zich in het bijzonder gericht op de profilering en zichtbaarheid van het onderzoek aan de VU en de totstandkoming van de onderzoeksstrategie, en ook op de verdere implementatie van de onderzoeksvisie. Aan de orde kwamen onder meer de positionering en structurering van de interdisciplinaire onderzoeksinstituten, het werken met de profielthema’s en het verstevigen van de bestaande beraden binnen het domein onderzoek.

Naast de verdere profilering van onderzoek besprak de Kwaliteitscommissie in 2022 eveneens de andere strategische bewegingen die de rector voorstaat: het komen tot nieuwe vormen van erkennen en waarderen van wetenschappers en het aanscherpen van het hoogleraarbeleid aan de VU. De Kwaliteitscommissie nam met belangstelling kennis van de inspanningen die de VU verricht in het formuleren van loopbaanpaden met verschillende accenten, maar ook van de aandacht voor leiderschap in allerlei loopbaanfasen. De positie van de VU in verschillende relevante rankings is een terugkerend onderwerp in de vergaderingen van de Kwaliteitscommissie, waarbij de Kwaliteitscommissie de lijn steunt die het College van Bestuur uitzet voor het diversifiëren van het erkennen en waarderen van wetenschappers.

Met regelmaat heeft de rector de Kwaliteitscommissie geïnformeerd over interventies om de transparantie rondom nevenfuncties van hoogleraren te bevorderen, door onder meer in te zetten op grotere bewustwording en op betere technische ondersteuning in het openbaar maken van nevenfuncties op profielpagina’s.

Binnen het universitaire landschap is kennisveiligheid in toenemende mate een belangrijk thema geworden; over landelijke ontwikkelingen en verdere beleidsontwikkeling binnen de VU heeft de Kwaliteitscommissie dan ook met regelmaat met de rector van gedachten gewisseld.

De uitkomsten van de onderwijsvisitaties per opleiding worden periodiek gedeeld tijdens de vergaderingen van de Kwaliteitscommissie. Met het accreditatieportret blijft de commissie geïnformeerd over de kwaliteit van de opleidingen en het systeem van kwaliteitszorg van de VU. Ook het marktaandeel van de VU en de instroomcijfers komen terugkerend ter sprake in de Kwaliteitscommissie, waarbij het vraagstuk aangaande toenemende (internationale) studenteninstroom ook in 2022 aan bod is gekomen. De complexiteit van het vraagstuk en het vinden van een balans tussen het aansluiten bij landelijk beleid en het zoeken naar een antwoord op de vraag wat voor de VU, gezien de eigen identiteit en strategie, de gewenste toekomstscenario’s zijn, was daarbij een belangrijk bespreekpunt.

De monitoring van de uitvoering van het Kwaliteitsplan keert in elke vergadering van de Kwaliteitscommissie terug. De Kwaliteitscommissie heeft de rector in 2022 met name bevraagd op de uitputting van de middelen, het kunnen uitvoeren van projecten waar goede ideeën aan ten grondslag liggen, en de bijsturingsmogelijkheden die faculteiten daarin hebben en tentoonspreiden.

In een verdiepende bespreking over A Broader Mind for Students nam de Kwaliteitscommissie in 2022 kennis van een aansprekend voorbeeld van onderwijsinnovatie, dat zich expliciet richt op maatschappelijke uitwisseling.

Elk jaar vraagt de Kwaliteitscommissie aan de directeur HRMAM (HRM, Arbo en Milieu) en de Chief Diversity Officer om een toelichting op de invulling en ontwikkelingen binnen het diversiteitsbeleid van de VU. In 2022 besprak de Kwaliteitscommissie in dat kader het vinden van een balans tussen stroomlijnen van bestaande initiatieven en het organisch laten ontstaan van goede ideeën, het Gender Equality Plan dat het College van Bestuur eind 2021 vaststelde en het belang van diversiteit in alle posities binnen de organisatie. Daarbij werd het verband met thema’s als sociale veiligheid en welzijn, leiderschap en de diversifiëring van loopbaanbaden geëxpliciteerd.

Andere thema’s en ontwikkelingen die aan de orde kwamen in de Kwaliteitscommissie in 2022 waren de kansen en uitdagingen voor hybride en blended onderwijs na corona, de terugkeer naar de campus na corona, studentenwelzijn, verhoogde werkdruk, sociale veiligheid, strategische samenwerkingen en relevante cases ten aanzien van wetenschappelijke integriteit. Daarnaast had de Kwaliteitscommissie aandacht voor de impact van de ontwikkelingen binnen ACTA op het primaire proces van onderzoek en onderwijs.

In 2022 is de Kwaliteitscommissie vijf keer bijeengekomen. De notulen van deze overleggen zijn geagendeerd en besproken in de vergaderingen van de Raad van Toezicht.

Remuneratiecommissie

De Remuneratiecommissie adviseert de Raad van Toezicht over zaken gerelateerd aan de werkgeversrol van de Raad. Naast de reguliere werkzaamheden van de commissie was er in 2022 een speciaal punt van aandacht: de werving van een nieuw lid van de Raad van Toezicht op voordracht van de medezeggenschap.

In verband met het vertrek van Aafke Hulk startte de Remuneratiecommissie in april, in nauw overleg met de Gezamenlijke Vergadering, met de werving en selectie van een nieuw lid Raad van Toezicht op voordracht van de medezeggenschap. Aangezien Aafke Hulk zelf voorzitter was van de Remuneratiecommissie en niet over haar eigen opvolging wilde oordelen, nam Andrea Evers voor deze procedure deel aan de Remuneratiecommissie in plaats van Aafke Hulk. Onder regie van de commissie werd de profielschets opgesteld, de wervingsprocedure uitgewerkt en een searchbureau geselecteerd om de werving te ondersteunen. De gesprekken met de kandidaten werden gevoerd door een brede selectieadviescommissie, die bestond uit twee leden van de Raad van Toezicht, een lid vanuit het College van Bestuur en vier leden vanuit de Gezamenlijke Vergadering van de VU. De procedure mondde uit in de benoeming van Janne Nijman per 1 januari 2023. Na de benoeming bereidde de Remuneratiecommissie de communicatie over de benoeming en het inwerkprogramma voor.

In najaar 2022 nam Mirjam van Praag het besluit dat zij haar rol als collegevoorzitter per 1 september 2023 zal beëindigen. De Remuneratiecommissie verzorgde in overleg met haar de communicatie van haar vertrek en trof ook de voorbereidingen voor de werving van een nieuwe collegevoorzitter per 1 september 2023. De commissie nodigde verschillende searchbureaus uit te offreren voor de ondersteuning van de procedure en zal in 2023 een bureau selecteren, de profielschets laten opstellen en regie voeren op de selectieprocedure.

Naast deze zaken speelden voor de Remuneratiecommissie de reguliere werkzaamheden. In het voorjaar heeft de commissie het 100-dagen gesprek met de Rector Magnificus gevoerd en de jaargesprekken met de voorzitter en het lid van het College van Bestuur voorbereid en gevoerd. Tevens is de gezamenlijke juniretraite van de Raad van Toezicht en het College van Bestuur door de commissie voorbereid. In het najaar werd de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht opgezet met behulp van een extern bureau, dat leden van de Raad van Toezicht, leden van het College van Bestuur, een decaan en een directeur (beiden op eigen titel) interviewde. De rapportage zal begin 2023 worden besproken met de Raad van Toezicht.

In 2022 hield de Remuneratiecommissie zeer regelmatig op bovenstaande thema’s bijeengekomen en ook in een uitgebreidere vergadering over meerdere onderwerpen. De notulen van dit overleg zijn geagendeerd en besproken in het besloten overleg van de Raad van Toezicht.

Functioneren Raad van Toezicht

De Raad van Toezicht evalueert doorgaans ieder jaar zijn eigen functioneren aan de hand van de in het Algemeen Reglement vastgelegde criteria. In het najaar van 2022 is de zelfevaluatie onder begeleiding van een extern bureau uitgevoerd. De rapportage van de resultaten worden begin 2023 verwacht en in de eerste vergadering van de Raad van Toezicht besproken.

De Raad van Toezicht handelt in overeenstemming met de Code Goed Bestuur Universiteiten. Het principe van onafhankelijkheid is naar het oordeel van de Raad bij de uitoefening van zijn taken in het verslagjaar geëerbiedigd.

Tot slot

De Raad van Toezicht dankt de bestuurders en allen binnen de instellingen voor de inzet en prestaties van het afgelopen jaar en ziet ernaar uit als toezichthouder een bijdrage te leveren aan de verdere ontwikkeling van de VU in 2023.

2 februari 2023,

Raad van Toezicht Stichting VU

De heer drs. R. (Ron) Teerlink, voorzitter
Mevrouw drs. J.H.P.M. (Anne Marie) van der Wijst
Mevrouw prof. dr. A.W.M. (Andrea) Evers
De heer dr. T.B.P.M. (Tjark) Tjin-A-Tsoi
Mevrouw prof. mr. dr. J.E. (Janne) Nijman