Ontwikkelingen rondom integrale veiligheid

De Commissie Integrale Veiligheid (CIV) is het VU-platform waar de thema’s binnen het domein integrale veiligheid bij elkaar komen, met een brede vertegenwoordiging uit de organisatie. In deze commissie worden beleid en kennis rondom (integrale) veiligheid gedeeld en verder ontwikkeld. Vanuit deze commissie is er aansluiting op de landelijke ontwikkelingen: de VU is vertegenwoordigd in het netwerk van Integrale Veiligheidsadviseurs (Universiteiten van Nederland) en bij het brede veiligheidsplatform Integrale Veiligheid Hoger Onderwijs. Er zijn structurele contacten met lokale en landelijke veiligheidsorganisaties.

In 2021 was er specifiek aandacht voor bedreiging van wetenschappers (handreiking beschermde wetenschapper), seksueel geweld onder studenten (onder meer door het tekenen van het Amnesty-convenant), Cybersecurity Programma VU en de ontwikkelingen op het gebied van kennisveiligheid (binnen de instelling en landelijk binnen het hoger onderwijs).

Vanuit de VU hebben we een actieve rol gespeeld in de totstandkoming van het landelijke Kader Kennisveiligheid Universiteiten. Daarnaast is intern een start gemaakt met een ronde langs faculteiten voor een Kwetsbaarheidsanalyse spionage (KWAS), om inzicht te krijgen in onze cruciale kennisbronnen, systemen en informatiestromen. In 2022 wordt ingezet op verdere ontwikkeling van de eerder geïnitieerde veiligheidsprogramma’s en (het versterken van) de organisatorische inbedding daarvan.

De VU heeft deelgenomen aan de uitvraag van het Risico- en Dreigingsbeeld Hoger Onderwijs 2021. Deze uitvraag maakt inzichtelijk met welke risico’s en dreigingen instellingen in het hoger onderwijs rekening moeten houden. Zo worden informatieveiligheid en privacy als de belangrijkste gebieden gezien waarbinnen dreigingen plaatsvinden voor de sector en dus ook voor de VU. Er bestaat een VU-veiligheidsbeleid; de verschillende onderdelen daarvan bevinden zich in verschillende ontwikkelstadia. Nog niet alle veiligheidsthema’s zijn in de keten voldoende met elkaar verbonden of zijn voldoende prominent in het bewustzijn van de mensen. In 2022 worden vervolgacties ingezet om daarin verbetering te brengen.

Figuur 10 Veiligheidsvisie VU

Crisisorganisaties

In 2021 heeft de VU voor twee situaties de crisisorganisatie naar het hoogste niveau opgeschaald. Dit gebeurt wanneer de normale bedrijfsvoering door omstandigheden niet gegarandeerd kan worden. Het plan ‘integrale bedrijfsnoodorganisatie VU campus’ stroomlijnt de werkwijze van de bedrijfsnoodorganisatie.

In 2020 heeft de VU een Strategisch Beleidsteam en Operationele Crisisteams ingesteld om de rijksmaatregelen ten aanzien van corona uit te voeren en door te vertalen voor de VU. Deze teams waren – gezien het op- en afschalen – ook in heel 2021 operationeel.

In 2021 was er naast corona ook sprake van een interne crisis binnen de VU. In juli 2021 werden een nieuw computersysteem en nieuwe software in gebruik genomen. Het betrof een nieuw ‘bedrijfsvoeringslandschap’ aan de VU: nieuwe systemen, processen en koppelingen op het gebied van hr, IT, facility en financiën. Sinds de livegang kwamen op meerdere gebieden serieuze problemen aan het licht, zowel in de techniek en de migratie als in de gebruikerservaring. Bedrijfsprocessen werden ernstig verstoord. Voor het oplossen van de problemen is begin september een crisisorganisatie ingericht. De crisisorganisatie heeft gestuurd op het oplossen van de productieverstorende issues. Door het oplossen van de meeste van deze issues is aan het einde van het jaar niet langer sprake meer van een crisissituatie en is de crisisorganisatie afgeschaald naar de lijnorganisatie. Het duurt naar verwachting tot eind september 2022 voor de verbeteringen in techniek en gebruiksvriendelijkheid volledig zijn geïmplementeerd.

Het effect van deze crisis op de processen en medewerkers is groot, en trekt een zware wissel op de hele organisatie.

Privacy en informatiebeveiliging

Privacy

Om de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) goed na te leven, is ook in 2021 volop geïnvesteerd in bewustwording en uitbreiding van de kennis en kunde op het gebied van privacy en informatiebeveiliging. Binnen de faculteiten en diensten bieden Privacy Champions eerstelijnsondersteuning. Deze medewerkers worden intensief opgeleid en begeleid door het centrale privacyteam van de VU. Dat team heeft in 2021 veel aandacht besteed aan training, het (verder) ontwikkelen van modellen en privacyvraagstukken binnen onderwijs, onderzoek en bedrijfsvoering.

Naast het privacyteam en de Privacy Champions in de eenheden heeft de VU een Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG houdt onafhankelijk toezicht op de naleving van de privacywetgeving door de VU. De FG heeft in 2021 samen met de Internal Auditor (IA) een privacy-nulmeting uitgevoerd. Het College van Bestuur heeft de conclusies en de aanbevelingen van de FG en de IA naar aanleiding van de nulmeting onderschreven. De resultaten van de nulmeting worden door de FG verwerkt in een Privacy Control Framework (PCF), dat de komende jaren als toezichtkader zal worden gebruikt en als handvat voor het maken van gerichte verbeterplannen.

Het afgelopen jaar heeft de FG vijf verzoeken ontvangen van personen die persoonsgegevens wilden inzien die door de VU worden verwerkt, tien verzoeken om verwijdering van persoonsgegevens en zeven klachten over de verwerking van persoonsgegevens door de VU.

Informatiebeveiliging

In 2021 heeft de VU 1.363 securitymeldingen geregistreerd en behandeld. In 360 van deze gevallen werd de ontvangst van phishingmails gemeld. Dit is met 26,4% de grootste categorie van securitymeldingen. Een klein deel van de phishingmails heeft geleid tot een datalek. Daarnaast is het mogelijk dat voor sommige datalekken meer dan één melding is gedaan.

Op grond van de AVG is de VU verplicht om datalekken binnen 72 uur te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Melden aan de AP kan achterwege blijven als het niet waarschijnlijk is dat het datalek een bedreiging vormt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen. In 2021 werden bij de VU in totaal 47 datalekken gedocumenteerd en afgehandeld. Hiervan zijn 29 datalekken gemeld aan de AP en de betrokkenen.

In 2021 is het in 2020 gestarte cybersecurityprogramma doorgezet. In dit programma wordt gewerkt aan het structureel verhogen van het niveau van volwassenheid op het gebied van informatiebeveiliging en het verhogen van de cyberweerbaarheid van de VU.

Sociale veiligheid

De VU streeft naar een veilige en inspirerende omgeving voor studenten, promovendi en medewerkers. Wederzijds respect en integriteit staan hierbij centraal. Sociale onveiligheid kan veroorzaakt worden door ongewenst en/of zorgwekkend gedrag.

In 2021 is op de VU-website een pagina over sociale veiligheid ontwikkeld met informatie over de helpmatrix (wat te doen) en het benaderen van de meldpunten. Ook is verhelderd hoe het meldproces in elkaar steekt, en hoe meldingen worden afgehandeld. Verder is de training Oog voor Sociale veiligheid voortgezet. Deze training is ontwikkeld voor leidinggevenden en is verplicht voor het management. Voor medewerkers is twee maal de workshop Zorgwekkend gedrag aangeboden.

De VU brengt sociale veiligheid ook specifiek onder de aandacht van studenten. Acties bij de VU zijn onder meer:

• Voorlichting: hoe meld je incidenten via de studentenwelzijnspagina, hoe kun je worden verwezen naar vertrouwenspersonen voor studenten en regiehouders sociale veiligheid?

• In de introductieweek zijn bystander-trainingen aangeboden aan inkomende studenten (nationaal en internationaal).

• In de Health & Wellbeing week zijn trainingen aangeboden aan studenten.

• Studentbegeleiders hebben een training gevolgd waarin kennis over het thema, gesprekstechnieken en handelingsperspectief centraal staan.

• Er worden gesprekken gevoerd met studieverenigingen en studentenverenigingen voor bewustwording en preventie.

• Samenwerking met gemeente, huisvestingsorganisaties en grote studentenverenigingen om te komen tot een sociale kaart, een duidelijk handelingsperspectief en verbeterde preventie.

Hoe kunnen medewerkers van de VU meldingen doen als hun sociale veiligheid geschaad wordt? Daarvoor zijn verschillende mogelijkheden, waaronder de volgende.

Regiehouders sociale veiligheid

In 2021 is de personele inzet van de regiehouders sociale veiligheid uitgebreid naar 2 fte. Daarnaast is een kernteam sociale veiligheid ingericht. Het kernteam fungeert als klankbord voor de regiehouders sociale veiligheid en komt tweewekelijks bijeen om de lopende casussen (die geanonimiseerd zijn) te bespreken.

In 2021 is een toename in het aantal meldingen te zien. In totaal zijn 106 meldingen van zorgwekkend gedrag ontvangen, tegenover 88 in 2020 en 76 in 2019. De aard van de meldingen variëren van acute suïcidale uitingen, stalking, grensoverschrijdend gedrag of intimidatie en geweld tot online pesten of een onveilig gevoel. De toename is mogelijk mede te verklaren door de laagdrempeligheid van het melden, het toegenomen bewustzijn en de inzet vanuit de VU op dit thema, met als kernmededeling dat ongewenst gedrag onaanvaardbaar is.

Vertrouwenspersonen personeel

In 2021 is het netwerk van interne vertrouwenspersonen voor personeel uitgebreid naar 28 personen. Per faculteit en dienst is minimaal één decentrale vertrouwenspersoon benoemd naast de twee centrale vertrouwenspersonen. De bekendheid van de vertrouwenspersonen voor het personeel is vergroot door betere informatie op de VU-website en door voorlichting aan medewerkers en promovendi. Het netwerk van (de)centrale vertrouwenspersonen heeft aanbevelingen gedaan voor het vergroten van de sociale veiligheid voor medewerkers in het algemeen en voor promovendi in het bijzonder. In interviews met de KNAW en SoFoKles heeft de centrale vertrouwenspersoon suggesties gedaan voor de aanpak van ongewenst gedrag.

In 2021 hebben 115 medewerkers de vertrouwenspersonen geraadpleegd. Er zijn twee officiële klachten ingediend bij het College van Bestuur/de onafhankelijke klachtencommissie. Meldingen bij de vertrouwenspersonen gingen onder meer over intimidatie in de lijn/door leidinggevenden (45%); pesten/uitsluiten (5%); intimidatie per mail (5%); (seksueel) grensoverschrijdend gedrag (5%); opmerkingen over de etnische achtergrond of seksuele geaardheid (3%) en discriminatie (2%). In ongeveer 35% van de meldingen ging het om andersoortige meldingen, zoals arbeidsconflicten of gevoel van willekeur bij beslissingen. Dat wordt op zich niet getypeerd als ongewenst gedrag. Bij deze meldingen verwezen de vertrouwenspersonen door naar het juiste meldpunt.

Ombudsman personeel en studentenombudsman

Al sinds 2002 heeft de VU een onafhankelijke studentenombudsman. Die kan worden ingeschakeld door iedereen die gebruikmaakt van de onderwijsvoorzieningen. Dit geldt ook voor buitenpromovendi zonder arbeidsovereenkomst met de VU, VU-studenten van ACTA en de studenten van het Amsterdam University College (AUC).

Per 1 juli 2021 zijn universiteiten op basis van de cao verplicht om een ombudsman personeel aan te stellen. Op de VU is die er al sinds 2009. De onafhankelijke ombudsman personeel kan worden benaderd door iedere medewerker die een probleem of klacht wil bespreken.

De ombudsman personeel en de studentenombudsman hebben de mogelijkheden om een klacht te onderzoeken en om die te beoordelen. Hun bevoegdheid verschilt daarmee van die van andere functionarissen die door studenten en medewerkers kunnen worden geraadpleegd.

In 2021 werden 47 zaken aan de ombudsman personeel voorgelegd. Dat aantal is bijna gelijk aan voorgaande jaren. Deze waren meestal niet gerelateerd aan de coronacrisis, alhoewel medewerkers ook dit jaar aangaven dat de werkdruk en de omstandigheden rondom het thuiswerken het werk kunnen bemoeilijken. De meeste klachten betroffen vragen over rechtmatigheid, bijvoorbeeld over rooster of over taakverdeling. In negen gevallen was de ombudsman onbevoegd en verwees zij de klager naar een ander loket, zoals naar de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag of naar een bezwaarschriftprocedure. Alle zaken werden met een advies of ombudsbemiddeling behandeld.

In 2021 werden 218 zaken aan de studentenombudsman voorgelegd. De meeste klachten gingen over vermeend onjuist gevolgde procedures (49). Door de coronamaatregelen konden namelijk bepaalde procedures zoals de nakijktermijn in een aantal gevallen niet worden gevolgd en verliepen inzagemomenten van een tentamen of afstudeerprocedures anders. In februari maakte de studentenombudsman bij het College van Bestuur melding van klachten van studenten over een behandeling die afweek van de geldende procedures. Voor zaken die niet bij de studentenombudsman op hun plaats waren (52) heeft zij de studenten naar de juiste persoon of instantie doorverwezen. Dat ging bijvoorbeeld om de vertrouwenspersoon voor studenten (10), College van Beroep voor de Examens, de examencommissie, of de Universitaire Studentenraad als de klacht over algemeen (corona)beleid ging. In dit verslagjaar werden de klachten met een advies of ombudsbemiddeling opgelost. Eén zaak leidde tot een melding aan het College van Bestuur. Er werden geen klachten ter beoordeling bij de studentenombudsman ingediend.

Bedrijfshulpverlening

Het opleidingsniveau van de bedrijfshulpverleners (bhv’ers) blijft op peil door jaarlijkse nascholing en trainingen. Deze trainingen konden medio 2021 deels weer worden opgestart, binnen de mogelijkheden van de coronamaatregelen. Aan het einde van 2021 waren de trainingen niet meer mogelijk vanwege het aangescherpte thuiswerkadvies.

De volgende tabel geeft de nascholing, training bhv en ontruimingen in 2021 weer.

Fysieke incidenten en ongevallen

Het aantal ongevalsmeldingen is vanaf 2020 veel lager dan voorgaande jaren. Dat komt door de coronacrisis en de daarbij horende maatregelen. Ook in 2021 liepen de meldingen gelijk op met de aanwezigheid van mensen op de campus. In de eerste en laatste maanden van 2021 was de bezetting op de campus veel lager dan in dezelfde perioden in 2020 als gevolg van het thuiswerken en online onderwijs. In de periode van augustus tot medio november werden campusactiviteiten weer hervat. In die periode is een toename te zien van het aantal meldingen van ongevallen en onwelwordingen. Het aantal ongevallen met letsel was met 62 meldingen in totaal in 2021 lager dan in de periode tot en met 2019.

Incidenten met onwelwordingen zijn in het algemeen niet arbeidsgerelateerd. Er zijn aan de Inspectie SZW geen meldingen gedaan over arbeidsongevallen. De meeste fysieke incidenten zijn door de bhv afgehandeld.

De volgende tabel toont het aantal gemelde incidenten van 2020 en 201.

Ook bij ACTA was het beeld minder ongevallen (1 patiënt, 3 medewerkers en 3 studenten). Dit komt doordat er minder studenten en medewerkers aanwezig waren. Het aantal patiënten dat ACTA bezocht, was niet veel lager dan in voorgaande jaren.

Brandveiligheid

In 2021 hebben brandveiligheidscontroles door het bevoegd gezag niet of nauwelijks plaatsgevonden vanwege de coronasituatie. Wel is er een inspectie geweest van het kinderdagverblijf en het OZW-gebouw. De VU heeft een aantal nieuwe meldingen brandveilig gebruik gedaan bij de Omgevingsdienst Noordzeekanaal Gebied, waaronder voor het OZW-gebouw en het NU-gebouw. Het aanvalsplan voor de brandweer is geactualiseerd, mede in verband met de ingebruikname van het NU-gebouw. Brandveiligheid is ook gewaarborgd bij de inrichting van de tijdelijke voorzieningen, zoals de coronasnelteststraat in het Hoofdgebouw.

Risico-inventarisatie en -evaluatie

In 2021 is de werkwijze van de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) geactualiseerd met thema’s zoals thuiswerken en hybride werken. Deze werkwijze is toegepast bij de uitvoering van diverse RI&E’s. In 2021 is een start gemaakt met de volgende RI&E’s:

• FCO, basisdocument RI&E en RI&E werkplaatsen FCO;

• SOZ Hoofdgebouw;

• FGB Medische faculteit;

• HRMAM Transitorium;

• Bètafaculteit: basisdocument RI&E en enkele afdelings-RI&E’s.

Bij enkele afdelingen binnen de VU zijn verdiepende adviestrajecten uitgevoerd rond het thema werk en organisatie, gericht op het verbeteren van arbeidsomstandigheden en werkprocessen.