Ga naar website navigation Ga naar artikel navigatie Ga naar inhoud

VI Inventarisatie en analyse belangrijkste specifieke risico’s risicomanagement

Strategische risico’ s

Nr

Categorie

Risico

Beschrijving

Mogelijke Impact

Trend

Trendverklaring

Risico-bereidheid

Maatregelen

Link met strategische doelstellingen

1

Strategisch

Personeel

Er is ook nu weer sprake van toename van de studenten-instroom. Daarnaast doen vernieuwingen in onderwijs, onderzoek en ondersteunende processen een groot beroep op het aanpassingsvermogen van het personeel. De arbeidsmarkt blijft krap, waardoor veel vacatures lang open staan. Dit bij elkaar kan leiden tot hoge werkdruk met als gevolg ziekteverzuim, onvrede en personeelsverloop.

Discontinuïteit van reguliere primaire en ondersteunende processen, maar ook van sommige vernieuwings-processen.

Door de aanwending van extra middelen in het afgelopen jaar zijn per eenheid werkdrukplannen uitgevoerd en ook in het jaarplan zijn veel extra middelen ingezet t.b.v. de uitbreiding van capaciteit, echter mede als gevolg van de veranderingen in de bedrijfsondersteunende systemen en de aanhoudende hoge instroom van studenten blijft werkdruk een belangrijk aandachtspunt.

Laag

(1) Intensivering van werving van personeel
(2) Strategische personeelsplanning (SPP) (3) Actieve signalering en beperking van te hoge werkdruk m.b.v. in samenspraak met medezeggenschap opgestelde werkdruk matrix (4) Inzet op duurzame inzetbaarheid van medewerkers (5) Extra aandacht voor dit onderwerp in de BO-cyclus
(6) Aanwending extra middelen uit naar voor halen van referentieraming in 2021 voor werkdrukplannen decentrale eenheden.
(7) In jaarplan 2022 zijn groot aantal uitbreidingen voor capaciteit gehonoreerd.

Duurzaam (gezond functioneren)

Erkennen en waarderen

Slagvaardige en wendbare organisatie

2

Strategisch

Campus-ontwikkeling

De belangrijkste risico’s zijn op dit moment:
(1) De toename van de studenten- instroom is hoger dan verwacht, daarnaast is sprake van groei door zwaartekracht- en sectorplan-gelden. Dit betekent een grotere behoefte aan ruimte voor studenten, personeel en onderzoek dan tot nu toe was voorzien met als risico ondercapaciteit. (2) Daarnaast heeft de huidige marktsituatie ook hogere prijzen tot gevolg in de bouwsector met als risico overschrijding van projectbudgetten en/of financieringsknelpunten.
(3) Effecten van vertraging in projectuitvoering en hogere projectkosten (stijgingen bouwkosten in de markt).

(1) Knelpunten bij de logistieke uitvoering van de onderwijs- en onderzoeksprocessen
(2) Ontevreden studenten en personeel.
(3) Hogere exploitatielasten als gevolg van hogere investeringen en/of kosten van extra huur van ruimte.
(4) Niet op tijd halen van afspraken met gemeente en VUmc

Dit risico is per saldo iets toegenomen door hogere risico’s in de projectuitvoering op de aspecten tijd (vertraging) en geld (aanhoudende kostenstijgingen in de bouwsector). in de vraag naar ruimte, maar dit kan na Covid-19 omslaan mede als gevolg van groei studentenaantallen en onderzoek.

Laag

(1) Inspanningen om bezetting te optimaliseren worden voortgezet, waarbij flexwerken en vaker thuiswerken moet leiden tot efficiënter ruimtegebruik.
(2) Daarnaast kunnen specifieke ruimtes zoals labruimte in sommige gevallen effectiever worden ingericht en ingezet.
(3) (Na Covid-19) Zoveel mogelijk vermijden van leegstand van ruimtes.
(4) Frequente actualisering van gekwantificeerde meerjarige ruimte- en financierings-behoefte op basis van ramingen van studenten- en personeels-aantallen en prijsontwikkelingen in de bouwsector.
(5) Indien nodig huur van ruimte.
(6) Continu contact onderhouden met Gemeente en VUmc over voortgang bouwprojecten.

Sociale campus

Vermijdbare risico’s

Externe risico’s

Nr

Categorie

Risico

Beschrijving

Mogelijke Impact

Trend

Trendverklaring

Risico-bereidheid

Maatregelen

Link met strategische doelstellingen

1

Extern

Onderzoeks-bekostiging en valorisatie

Onzekerheden met betrekking tot rijksbeleid inzake bekostiging onderzoek eerste en tweede geldstroom, beperkt macrokader tweede geldstroom, grote concurrentie tussen instellingen om onderzoeksgelden tweede en derde geldstroom, waardoor gemiddeld kleine slagingskans per aanvraag.

Achteruitgang van omvang, kwaliteit en diversiteit van het onderzoek.

Internationale concurrentie neemt verder toe. Verder: Accent op onderwijs-kwaliteit en toename van onderwijslast legt beperking op aan beschikbare tijd voor onderzoek en valorisatie. Anderzijds: bevestigen de uitkomsten vanuit het OCW kostenonderzoek door PwC de noodzaak om zowel structureel als incidenteel de bekostiging van het WO te verhogen om het huidige niveau van het Nederlandse WO vast te houden. De in het regeerakkoord opgenomen ruimte voor investeringen bieden perspectief (afhankelijk van de daadwerkelijke implementatie) voor afname van de druk op de bekostiging van het WO

Gematigd

(1) De VU volgt ontwikkelingen nauwlettend en zoekt, al dan niet via de UNL contact met de politiek en is via de UNL nauw betrokken bij de kostprijsonderzoeken vanuit OCW en in UNL verband (2) Er is een centraal matchingsfonds opgericht voor cofinanciering tweede en derde geldstroom. Ook is er een separaat onderzoeksfonds op-gericht (“onderzoeksmotor”) (3) Meer bestuurlijke aandacht voor effectiviteit van valorisatie-activiteiten en subsidiedesk.
(4) Extra middelen voor facul-teiten om te komen tot 30% onderzoeksbudget t.o.v onderwijsbudget.

Focus en positie in onderzoek

Wetenschappelijke reputatie

Ondernemend

Impact door Onderzoek

2

Extern

Onderwijs-bekostiging

Onzekerheden met betrekking tot rijksbeleid inzake bekostiging (o.a. commissie Van Rijn), en onzeker-heden m.b.t. marktaandelen en fluctuaties van de instroom leggen een budgettaire druk op de uit-voering van het onderwijs binnen faculteiten, met name bij kleinere opleidingen en bij plotselinge toe-name van de instroom, mede als gevolg van vertraging in bekostigingsmodellen.

Budgettaire druk eerste geldstroom in relatie tot goed onderwijs voor veel studenten. Levensvatbaarheid kleine opleidingen komt in gevaar, evenals financierbaarheid van snel groeiende opleidingen.

Voor de komende jaren wordt voor de VU enige verbetering van de bekostiging voor onderwijs verwacht, door hogere instroom, en m.n. door NPO-gelden van de overheid.
Op langere termijn nemen de risico’s niet af, o.m. de uitkomsten van de commissie Van Rijn, leiden landelijk tot een verschuiving van Alfa Gamma naar Bèta Opleidingen. De in het regeerakkoord opgenomen ruimte voor investeringen bieden perspectief (afhankelijk van de daadwerkelijke implementatie) voor afname van de druk op de bekostiging van het WO

Gematigd

(1) De VU volgt ontwikkelingen nauwlettend en zoekt, al dan niet via de UNL contact met de politiek. (2) De VU heeft besloten om voor 2021 waarin het effect van Van Rijn op totaal VU-niveau neutraal is, de adviezen van Van Rijn niet door te voeren binnen de VU. (3) Toekomstkansen van kleine opleidingen worden in overleg met faculteiten periodiek beoordeeld.

Toekomstige onderwijsvormen

Leven Lang Ontwikkelen

3

Extern

Sociale veiligheid

Dit betreft vooral risico’s inzake de persoonlijke en sociale veiligheid, zoals ongewenst gedrag, gebrek aan respect voor elkaars opvattingen.

Psychische schade voor studenten, medewerkers slechte werksfeer, vertrek van studenten en/of medewerkers, imagoschade

Dit risico is gestabiliseerd, maar blijft een belangrijk aandachtspunt. 

Zeer laag tot nul

Aan het voorkomen van ongewenst gedrag wordt o.a. via de BO’s gesproken met de faculteitsbesturen en de dienstdirecteuren. Verder zijn er gedragscodes en vertrouwenspersonen op diverse terreinen. Incidenten worden zorgvuldig onderzocht.

Duurzaam

Divers

`4

Extern

Welzijn

Risico dat het gevoel van welbevinden van studenten en medewerkers afneemt wat kan lijden tot lichamelijke, geestelijke en/of sociale problemen.

Lichamelijke, geestelijke en/of sociale problemen voor studenten en/of medewerkers.

Dit risico is gestegen. Als gevolg van de corona-pandemie is (op basis van onderzoek) met name het sociale welzijn van studenten afgenomen. Ook medewerkers worden hierdoor geraakt ondanks dat de mogelijkheden voor fysiek onderwijs en werk op de campus weer aanwezig zijn.

Zeer laag tot nul

Er is een scala van maatregelen naar studenten genomen waaronder een ondanks COVID-19 ruimhartig beleid t.a.v. studieplekken op de Campus voor studenten met een sociale noodzaak. T.a.v. medewerkers zijn in 2021 extra middelen uitgetrokken om de werkdruk te verminderen.

Duurzaam

Divers

5

Extern

Verzekerbaar-heid VU

Het dalen van het aantal verzekeraars in bepaalde markten, veroorzaakt door een afnemende risicobereidheid en toenemende regelgeving, heeft de afgelopen jaren de verzekeringsmarkt in de volle breedte sterk verhard. Dit heeft tot gevolg dat de voorwaarden waaronder een verzekering wordt afgesloten, zowel t.a.v. prijs als inhoudelijk, verslechteren. Op bepaalde markten is daardoor het volledige verzekeren van de risico’s steeds lastiger. Het beste voorbeeld daarvan is de brandverzekering. In toenemende mate is het moeilijker om tegen aanvaardbare voorwaarden (prijs en inhoudelijk) het risico volledig te verzekeren. Daarnaast stelt de verzekeraar steeds vaker aanvullende eisen nog voordat een object mag worden toegevoegd aan de portefeuille. Het probleem dat in de nabije toekomst bepaalde risico’s (deels) niet meer verzekerbaar zijn is niet uit te sluiten.

Financiële en/of operationele discontinuïteit indien een gebeurtenis (bijvoorbeeld) brand zich voor doet dat de VU niet kon verzekeren, maar ook niet zelf kan dragen.

NIEUW

Nieuw risico dus nog geen trendverklaring.

Zeer laag tot nul

1. De VU heeft een raamcontract met één van de grootste en meest gerenommeerde verzekeringsmakelaars ter wereld met inzicht in de mondiale verzekeringsmarkt.
2. In UNL samenwerken t.a.v. verzekeringen.
3. Ministerie van OCW bewust maken van problematiek op mondiale verzekeringsmarkt.
4. Verzekerbaarheid van de VU zoveel mogelijk vergroten door professioneel risicomanagement in combinatie met vastgoed management (FCO).

Operationele en financiële continuïteit waarborgen.

6

Extern

Kennisveiligheid bij internationale samenwerking

Binnen de VU wordt intensief en steeds meer internationaal samengewerkt zowel t.a.v. onderwijs, onderzoek en valorisatie. De mondiale en geopolitieke ontwikkelingen vergen bij internationale samenwerking in toenemende mate aandacht t.a.v. kennisveiligheid in de brede zin van dit begrip. Daarbij gaat het niet alleen om het voorkomen van ongewenste overdracht van sensitieve kennis en technologie die op onze universiteit aanwezig is maar ook om ethische kwesties in samenwerking met landen die grondrechten niet respecteren. Het te alle tijde garanderen van de academische vrijheid en wetenschappelijke integriteit van de samenwerkingen die de VU aangaat met internationale partners vormen daarbij een absolute randvoorwaarde. De VU heeft recent ervaren dat het garanderen van kennisveiligheid in deze brede zin een continue

Reputatieschade indien internationale samenwerking leidt ongewenste overdracht van sensitieve kennis en technologie, dan wel a.g.v. ethische kwesties in samenwerking met landen die grondrechten niet respecteren. Idem indien een dergelijke samenwerking leidt tot aantasting van academische vrijheid en/of wetenschappelijke integriteit

NIEUW

Nieuw risico dus nog geen trendverklaring.

Zeer laag tot nul

Aan de hand van de conclusies die uit de evaluatie van de casuïstiek aan de VU zullen worden getrokken en o.b.v. de recent gepubliceerde ‘Nationale leidraad Kennisveiligheid’ zal de VU haar beleid en maatregelen ter verhoging van de kennisveiligheid versterken.

Naleving van wet- regelgeving.

Verbeteren van onze wetenschappelijke reputatie